MENU

Programy certyfikacji wyrobów - bezpieczeństwo żywności

Program certyfikacji standardów produktowych

to inaczej mówiąc skrócony opis procedury certyfikacyjnej systemów zarządzania realizowanej przez Jednostkę Certyfikującą produkty TÜV NORD Polska Sp. z o.o. (dalej zwaną Jednostką Certyfikującą Wyroby) w oparciu o wymagania normy PN-EN ISO/IEC 17065:2013.

Program dotyczy standardów:

  • IFS Food wg International Food Standard
  • IFS Logistic wg International Featured Standard - Logistic
  • IFS Broker wg International Featured Standard - Broker,
  • BRC Food wg Global Standard For Food Safety,
  • BRC Packaging wg Global Standard For Packaging And Packaging Materials.

W odniesieniu do w/w standardów Jednostka Certyfikująca Wyroby TÜV NORD Polska Sp. z o.o. nie formułuje żadnych merytorycznych wymagań oprócz tych, które zawierają standardy będące podstawą certyfikacji.

Procedura certyfikacyjna standardów produktowych (SP) dzieli się na kilka, poniżej opisanych faz. Jest ona realizowana przez pracowników i auditorów TÜV NORD Polska. Do każdego procesu certyfikacji auditorzy wybierani są odpowiednio do posiadanych kwalifikacji i kompetencji.

 

Przygotowanie i planowanie auditu

Przygotowanie do auditu służy zbadaniu celowości i możliwości przeprowadzenia certyfikacji u Klienta.

Na podstawie wypełnionego i przesłanego przez Klienta „Zapytania ofertowego” Jednostka Certyfikująca Wyroby ocenia, czy posiada wszystkie konieczne informacje i czy są one wystarczające dla sformułowania oferty dla Klienta (ewentualne niejasności wyjaśniane są z Klientem). Warunki certyfikacji zawiera przesłana do Klienta oferta. Rozpoczęcie procesu certyfikacji następuje po przesłaniu przez Klienta zlecenia akceptującego ofertę.

Jednostka Certyfikująca Wyroby zawiera z Klientem umowę na certyfikację systemu zarządzania, która określa prawa i obowiązki stron.

Zlecenie Klienta jest podstawą do rozpoczęcia fazy planowania i przeprowadzenia auditu.

Jednostka Certyfikująca Wyroby, z odpowiednim wyprzedzeniem, informuje klienta o terminie każdego auditu (uzgodnionym z klientem) oraz składzie zespołu auditorskiego. Każdorazowo wyznaczany jest lider zespołu auditowego. Klient ma prawo zgłoszenia uzasadnionego sprzeciwu wobec wyznaczenia każdego konkretnego auditora. W przypadku wyboru przez klienta programu auditów niezapowiedzianych klient nie jest informowany o terminie auditu. Auditor, niezwłocznie po przybyciu do Firmy powinien wejść w obszar produkcji.

Klient jest zobowiązany do umożliwienia auditorom wykonania wszystkich czynności niezbędnych dla przeprowadzenia auditów, w tym działań umożliwiających analizę dokumentacji i zapewnienia dostępu do wszystkich procesów i obszarów objętych certyfikacją.

Każdy audit jest zaplanowany przez lidera zespołu auditowego, a plan zakomunikowany klientowi z wyprzedzeniem w stosunku do daty auditu. W przypadku auditów niezapowiedzianych plan auditu uzgadniany jest w dniu auditu, podczas spotkania otwierającego.

Audit diagnostyczny

Celem auditu diagnostycznego jest sprawdzenie przygotowania firmy do certyfikacji i weryfikacja kluczowych elementów wprowadzonego w organizacji systemu zarządzania przed procesem certyfikacji.

Audit certyfikacyjny

Celem auditu certyfikacyjnego jest sprawdzenie skuteczności wprowadzonego w organizacji systemu zarządzania.

Przyjmuje się w szczególności, że warunkami, które muszą być spełnione przed auditem są:

  • stosowanie w organizacji przedstawianego do certyfikacji systemu zarządzania minimum od trzech miesięcy,
  • przeprowadzenie auditu wewnętrznego całego certyfikowanego systemu zarządzania,
  • przeprowadzenie przeglądu zarządzania.

Audit rozpoczyna się spotkaniem otwierającym, którego celem jest zapoznanie organizacji z planowanym przebiegiem auditu.

Zadaniem auditorów jest ocena wdrożenia systemu zarządzania i spełniania wymagań standardu odniesienia. Dokonywane jest to poprzez wywiady z kadrą zarządzającą i pracownikami, przegląd dokumentów i zapisów oraz poprzez obserwację obszarów systemu i realizowanych procesów.

Po zakończeniu auditu podczas spotkania zamykającego Klient jest informowany o stwierdzonych niezgodnościach oraz ich klasyfikacji zgodnie z wymaganiami certyfikowanego standardu. Wynik auditu dokumentowany jest w sprawozdaniu. Stwierdzone i udokumentowane niezgodności wymagają sformułowania przez Klienta planu działań korygujących dla ich usunięcia. Plan wymaga akceptacji lidera zespołu auditowego. Skuteczność działań proponowanych przez Klienta jest weryfikowana podczas dodatkowego auditu lub na podstawie dostarczonych, w ciągu maksimum 28 dni dowodów podjętych działań. Decyzja o wyborze sposobu weryfikacji działań korekcyjnych należy do lidera zespołu auditowego. Działania określone w planie działań, ich przyczyny oraz ich skuteczność jest oceniana podczas kolejnego auditu.

 

Przyznanie certyfikatu i nadzorowanie systemu, stosowanie certyfikatu

Przyznanie certyfikatu następuje przez Kierownika Jednostki Certyfikującej Wyroby lub upoważnioną przez niego osobę, na wniosek lidera zespołu auditowego, po zakończeniu auditu z pozytywnym wynikiem. Jeżeli umowa o certyfikację i prawo użytkowania znaku Jednostki Certyfikującej Wyroby jest podpisana i należność za usługę certyfikacyjną uregulowana, to certyfikaty oraz sprawozdanie z auditu są przekazywane Klientowi.

Okres ważności certyfikatu jest określony w wytycznych dotyczących certyfikowanego standardu.  

Audit recertyfikacyjny (ponownej certyfikacji)

Audit recertyfikacyjny (ponownej certyfikacji)

Przed upływem okresu ważności certyfikatu dla przedłużenia jego ważności na kolejny okres czasu należy w organizacji przeprowadzić audit recertyfikacyjny. Audit recertyfikacyjny łącznie z działaniami korekcyjnymi dotyczącymi stwierdzonych niezgodności oraz zwolnieniem procesu w Jednostce Certyfikującej Wyroby musi być zakończony przed upływem daty ważności certyfikatu. Audit recertyfikacyjny musi się odbyć maksymalnie w rocznicę pierwszego dnia auditu certyfikującego w przypadku BRC oraz w rocznicę ostatniego dnia auditu początkowego w przypadku IFS. Zwykle audit recertyfikacyjny poprzedzony jest nową ofertą. 

Zawieszenie certyfikatu

W szczególnych przypadkach, takich jak: brak możliwości wykonania auditu nadzoru z winy Klienta, stwierdzone przypadki niewłaściwego używania certyfikatu lub znaku Jednostki Certyfikującej Wyroby, negatywnego wyniku auditu właściciela standardu lub auditu weryfikującego, przeprowadzonego w wyniku skarg klientów certyfikowanej organizacji, jednostka zawiesza certyfikat o czym powiadamia Klienta na piśmie. W takim przypadku Klient ma obowiązek niezwłocznie zaprzestać używania certyfikatu/znaku w jakichkolwiek celach do czasu ustania stanu zawieszenia. Czas trwania zawieszenia oraz warunki jego zakończenia określa Jednostka Certyfikująca Wyroby. Stan zawieszenia kończy się przywróceniem prawa do używania certyfikatu po spełnieniu przez zleceniodawcę określonych warunków lub cofnięciem certyfikatu.

 

Cofnięcie certyfikatu

Nierozwiązanie, w ustalonym przez Jednostkę Certyfikującą Wyroby czasie, przez Klienta kwestii, które spowodowały zawieszenie certyfikatu powoduje jego cofnięcie. O cofnięciu certyfikatu Jednostka Certyfikująca Wyroby powiadamia Klienta na piśmie. Cofnięcie certyfikatu jest trwałym wygaśnięciem prawa do używania certyfikatu/ znaku. W sytuacji, gdy certyfikat zostanie cofnięty, Klient ma obowiązek niezwłocznie zwrócić certyfikat Jednostce Certyfikującej Wyroby, wycofać i zniszczyć posiadane kopie oraz zaprzestać używania certyfikatu/znaku w jakichkolwiek celach.

 

Audit niezapowiedziany

Audit niezapowiedziany jest to audit, o którego terminie realizacji klient nie jest informowany. Audit niezapowiedziany może zostać przeprowadzony w wyniku skarg, zażaleń lub jako skutek wcześniejszego zawieszenia certyfikatu w szczególnych przypadkach. Stwierdzenie jego konieczności zależy od oceny jednostki certyfikującej.

Audit niezapowiedziany jako opcja auditowa jest to z reguły audit recertyfikacyjny a Klient nie jest informowany o terminie auditu. Audit niezapowiedziany jako opcja auditowa ma na celu przedłużenie ważności certyfikatu na kolejny okres czasu i zastępuje audit recertyfikacyjny w cyklu auditowym. Audit ten wraz z korekcjami dotyczącymi stwierdzonych niezgodności oraz zwolnieniem procesu w jednostce certyfikującej musi być zakończony przed upływem daty ważności certyfikatu.

Audit niezapowiedziany jako opcja auditowa wykonywany jest w oknach czasowych określonych dla poszczególnych standardów. Metodologia auditu niezapowiedzianego jako opcja auditowa jest zgodna z metodologią auditu recertyfikacyjnego. Na życzenie Klienta audit certyfikacyjny może zostać przeprowadzony jako audit niezapowiedziany.

W przypadku gdy firma odmówi przeprowadzenia auditu niezapowiedzianego, aktualnie ważny certyfikat zostanie zawieszony przez Jednostkę Certyfikującą. Informacja dotycząca zawieszenia będzie widoczna w historii firmy w bazie danych IFS lub BRCGS.     

Audity specjalne

Audit rozszerzający/ograniczający

Na wniosek Klienta dotyczący rozszerzenia zakresu udzielonej certyfikacji Jednostka Certyfikująca Wyroby przeprowadza tzw. audit rozszerzający. Zakres oceny dokumentacji i auditu jest odpowiedni do proponowanego rozszerzenia zakresu.

Jednostka Certyfikująca Wyroby może ograniczyć zakres certyfikacji w celu wykluczenia tych części, które nie spełniają wymagań. Decyzja o ograniczeniu może zapaść po audicie nadzoru lub dodatkowym audicie (ograniczającym).

Audit rozszerzający/ograniczający może być powiązany z auditem recertyfikującym. Postępowanie po audicie przebiega odpowiednio, jak po audicie certyfikacyjnym.

 

Audity z krótkim terminem powiadamiania

W szczególnych, uzasadnionych przypadkach (np. w wyniku skarg klientów certyfikowanej organizacji na jej system zarządzania, zawieszenia certyfikatu), może być konieczne przeprowadzenie dodatkowego auditu. Stwierdzenie jego konieczności zależy od oceny Jednostki Certyfikującej Wyroby. Jednostka Certyfikująca Wyroby każdorazowo jest zobowiązana do przesłania  zleceniodawcy informacji o powodzie auditu, związanych z auditem kosztach i o jego terminie.

 

Certyfikacja grupowa

Nie ma możliwości certyfikacji grupowej podczas certyfikacji standardów produktowych. Certyfikat jest przyznawany dla każdej lokalizacji odrębnie.

 

Stosowanie logo i znaków właścicieli standardów

Firma ma możliwość stosowania znaków i logo właścicieli standardów IFS oraz BRC, po pozytywnym wyniku auditu oraz podpisaniu umowy o stosowanie znaku z właścicielem danego standardu. TUV NORD Polska Sp. z o.o. nie współuczestniczy w procesie podpisywania umów z właścicielami standardu. Stosuje się bezpośredni kontakt certyfikowanej firmy z właścicielami norm.

Wspomniane znaki i logo właścicieli nie mogą być stosowane na produkcie ani w miejscu, które przeznaczone jest dla konsumentów i sugeruje powiązanie z konkretnym produktem.

 

Zgłaszanie sytuacji kryzysowych i innych:

Zgodnie z wymaganiem standardów produktowych w przypadku gdy w obrębie przedsiębiorstwa ulegną zmianie okoliczności mogące mieć wpływ na ciągłość certyfikacji, przedsiębiorstwo obowiązane jest w przeciągu 3 dni roboczych do powiadomienia Jednostki Certyfikującej poprzez uruchomiony specjalny adres e-mailowy:

FoodAlert tuv-nord.pl

DL-PL-FoodAlert@tuev-nord.de

Do okoliczności takich zalicz się:

  • postępowanie prawne dotyczące bezpieczeństwa lub legalności produktu
  • akcję wycofania produktów z rynku
  • znaczące uszkodzenie zakładu, np. katastrofę naturalną taką jak powódź, bądź też uszkodzenie na skutek pożaru
  • zmianę własności
  • istotne zmiany działalności lub jej zakresu

Jednostka Certyfikująca Wyroby zobowiązana jest bowiem do podjęcia odpowiednich kroków w celu dokonania oceny sytuacji, a także wszelkich implikacji dla certyfikacji, po czym podejmuje wszelkie stosowne działania.

 

Odwołania i skargi

Klientowi przysługuje w stosunku do decyzji Jednostki Certyfikującej prawo odwołania, które należy wnieść na piśmie. Odwołania są rozpatrywane wg procedur Jednostki. O przebiegu i wyniku postępowania odwoławczego Klient jest informowany.

Odwołanie należy wnieść na piśmie w ciągu 7 dni kalendarzowych od daty otrzymania informacji o decyzji o certyfikacji. Rozpatrzenie sprawy przez Kierownika Jednostki Certyfikującej Wyroby i wyznaczony przez niego zespół następuje w ciągu 30 dni kalendarzowych od daty zgłoszenia odwołania, po czym udzielana jest pisemna odpowiedź na odwołanie.

Jednostka Certyfikująca Wyroby jest zobowiązania do przyjmowania i rozpatrywania skarg na własną działalność oraz na działalność certyfikowanych przez nią klientów. Skargi są przyjmowane na piśmie oraz rozpatrywane wg procedur jednostki. O przebiegu i wyniku rozpatrzenia skargi Jednostka Certyfikująca Wyroby informuje (jeśli to możliwe) składającego skargę.

 

Program Integralności IFS (IFS Integrity Program)

Przystępując do certyfikacji na zgodność z wymaganiami standardu IFS Firma akceptuje wymagania "IFS Integrity Program" właścicieli systemu certyfikacji IFS i jest świadoma jego istnienia. Program integralności IFS zakłada podjęcie szeregu działań mających na celu zapewnienie maksymalnej jakości i niezawodności systemu certyfikacji IFS.

Zarząd IFS ma prawo w dowolnym momencie przeprowadzić w certyfikowanym zakładzie/firmie tzw. kontrole integralności na miejscu lub witness audity integralności w celu ujawnienia i wykluczenia nadużyć i naruszeń IFS lub w oparciu o analizę ryzyka.

Więcej informacji na temat programu integralności znajduje się w aktualnym wydaniu standardu oraz na stronie www.ifs-certification.com.

 

Program zgodności BRCGS (BRCGS Compliance)

Przystępując do certyfikacji na zgodność z wymaganiami standardu BRCGS Firma akceptuje wymagania "BRCGS Compliance" właścicieli systemu certyfikacji BRCGS i jest świadoma jego istnienia. BRC Global Standards posiada aktywny program zgodności, który uzupełnia działania jednostek akredytujących i zapewnia utrzymanie wysokich standardów.

Zarząd BRCGS ma prawo w dowolnym momencie przeprowadzić w certyfikowanym zakładzie niezależną wizytę w celu potwierdzenia utrzymywania standardów bezpieczeństwa i jakości żywności zgodnie ze statusem certyfikacji oraz w celu ujawnienia i wykluczenia nadużyć i naruszeń BRCGS lub w oparciu o analizę ryzyka.

Więcej informacji na temat programu zgodności znajduje się w aktualnym wydaniu standardu.

 


Rew. 05/11.21