1. THÔNG TIN CHUNG
- Vị trí: Nhân viên hành chính văn phòng
- Báo cáo cho: Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự
- Nơi làm việc: Tầng 14, tòa HCMCC, số 249A Thụy Khuê, Phường Tây Hồ, Hà Nội
- Thời gian làm việc: 08h30 - 17h30, từ thứ Hai đến thứ Sáu hàng tuần
2. MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC
Đảm bảo vận hành trơn tru các hoạt động hành chính, hậu cần và quản trị văn phòng; chủ động hỗ trợ toàn diện cho đội ngũ chuyên gia và nhân viên nội bộ về các thủ tục đi lại, công tác phí, chấm công, phụ cấp và công tác mua sắm, quản lý cơ sở vật chất.
3. NHIỆM VỤ CỤ THỂ
3.1. Hỗ trợ hậu cần cho chuyên gia:
- Sắp xếp vé máy bay, phương tiện đưa đón (xe riêng, taxi, dịch vụ đối tác), đặt phòng khách sạn và các dịch vụ liên quan đảm bảo lịch công tác của chuyên gia trong nước và nước ngoài được thực hiện thuận lợi.
- Phối hợp với bộ phận liên quan để xử lý phát sinh trong quá trình di chuyển và lưu trú.
3.2. Theo dõi chấm công, công tác phí và phụ cấp:
- Quản lý, theo dõi thời gian làm việc (chấm công) của nhân viên và chuyên gia.
- Tính toán, cập nhật các khoản trợ cấp đào tạo/đánh giá, chi phí công tác phí (CTP) và phụ cấp xe cá nhân theo quy định.
- Lưu trữ hồ sơ, chứng từ liên quan đến chấm công, phụ cấp để phục vụ quyết toán lương.
3.3. Xử lý công tác phí và thanh toán:
- Hướng dẫn, hỗ trợ chuyên gia thực hiện thủ tục tạm ứng, hoàn ứng chi phí công tác.
- Kiểm tra, đối chiếu và trình duyệt chứng từ thanh toán chi phí công tác đảm bảo đúng quy định.
- Theo dõi, cập nhật các khoản chi thường xuyên (điện, nước, internet, văn phòng phẩm…) và chi phát sinh của văn phòng; đề xuất phương án tối ưu chi phí.
3.4. Quản trị văn phòng:
- Đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng hoạt động ổn định; xử lý sự cố phát sinh liên quan đến điện, máy móc, thiết bị văn phòng.
- Theo dõi, duy trì môi trường làm việc sạch sẽ, an toàn, ngăn nắp.
3.5. Mua sắm vật tư, thiết bị:
- Lên kế hoạch mua sắm định kỳ và đột xuất các vật tư, văn phòng phẩm, trang thiết bị phục vụ hoạt động văn phòng.
- Tìm kiếm nhà cung cấp, báo giá, đàm phán, thực hiện thủ tục mua sắm và thanh lý hợp đồng theo phân cấp.
- Quản lý kho văn phòng phẩm, theo dõi tồn kho, nhập – xuất – kiểm kê định kỳ.
4. TIÊU CHUẨN ỨNG VIÊN
- Thành thạo Tin học văn phòng.
- Sử dụng được tiếng Anh (đọc hiểu chứng từ, email cơ bản)
- Kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc logic, chi tiết, chịu được áp lực cao trong các đợt cao điểm công tác.
- Kỹ năng giao tiếp, phối hợp liên phòng ban tốt.
- Cẩn thận, tỉ mỉ, trung thực và có tinh thần trách nhiệm cao, đặc biệt trong công tác quản lý tài chính, tài sản văn phòng.
- Chủ động, linh hoạt xử lý tình huống phát sinh.
- Có khả năng làm việc độc lập và làm việc nhóm.
5. QUYỀN LỢI & CHẾ ĐỘ
- Mức lương: Thỏa thuận (tùy theo năng lực và trao đổi khi phỏng vấn).
- Trang thiết bị làm việc: Được cấp máy tính xách tay hoặc hỗ trợ 2,5 triệu VND/năm trong 4 năm nếu sử dụng máy tính cá nhân.
- Trợ cấp ăn trưa: 550,000 VNĐ/tháng
- Trợ cấp điện thoại: 200,000 VNĐ/tháng
- Đóng BHXH, BHYT, BHTN theo đúng quy định trên mức lương cơ bản
- Nghỉ phép: 15 ngày phép/năm (theo quy định Công ty).
- Hoạt động tập thể: Tham gia chương trình Company outing 1 lần/năm.
- Bảo hiểm sức khỏe:
+ Khám sức khỏe tổng quát định kỳ 1 lần/năm.
+ Tham gia bảo hiểm tai nạn và nội trú PVI sau khi kết thúc thời gian thử việc.
- Đào tạo: Được tham gia các khóa đào tạo nội bộ và bên ngoài để phát triển chuyên môn, nghiệp vụ.
- Thời gian thử việc: 2 tháng (hưởng 85% lương cơ bản & 100% phụ cấp ăn trưa và điện thoại)
6. THÔNG TIN LIÊN HỆ & ỨNG TUYỂN
Ứng viên vui lòng gửi hồ sơ (CV) về địa chỉ email: chanh@tuv-nord.com với tiêu đề:
[Họ tên] – Ứng tuyển Nhân viên Hành chính Văn phòng