ISO 20121

Per evento si intende qualsiasi occasione in cui si esprimono contenuti e si condividono esperienze tra gruppi di persone riunite. Che si tratti di un festival o di una fiera campionaria, di una manifestazione pubblica all’aperto o di un concerto in un palazzetto dello sport, di un congresso aziendale o di un happy hour in un piccolo bar, non fa differenza. Lo standard ISO 20121:2012 è applicabile a qualsiasi tipo di evento, indipendentemente dalla tipologia, dalla frequenza, dalla dimensione e dall’ampiezza del target dei partecipanti.

La ISO 20121 si rivolge indistintamente a tutti i soggetti del settore che desiderino adottare un sistema di gestione sostenibile degli eventi trattati, con una condotta etica, responsabile e economicamente virtuosa (aspetto economico), nella completa tutela dei diritti di ognuno (aspetto sociale) e salvaguardia dell’ambiente circostante (aspetto ambientale), come descritto nella scheda di presentazione ISO 20121 disponibile per il download. Non è l’evento in sé stesso che si può dichiarare conforme alla norma, bensì il sistema di gestione.

Le tre categorie di soggetti interessati sono:

• organizzatori diretti, per esempio studi per la progettazione, agenzie di booking per concerti e spettacoli teatrali, uffici eventi aziendali (con finalità legate al marketing) e nella pubblica amministrazione (con finalità culturali e di promozione del territorio), provider ecm, associazioni culturali, enti congressuali;
• gestori di location adatte allo svolgimento, come clubs, palazzetti dello sport, quartieri fieristici, hotel, stadi, teatri, parchi, pubbliche vie e piazze;
• fornitori di servizi che ne consentono l’allestimento e la realizzazione, come service audio-video, imprese di catering, pulizia e trasporti, servizi di guardiania e stewardship, agenzie interinali.

La ISO 20121 presenta numerose affinità e requisiti in comune con gli schemi ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001, e ne condivide la struttura per paragrafi delle recenti revisioni. Riprende inoltre numerose delle linee di comportamento etico descritte nella ISO 26000. Lo schema richiede che l’organizzazione definisca i propri obiettivi di miglioramento continuo in tema di sostenibilità ambientale, economica e sociale, e attivi un sistema di gestione che permetta di raggiungerli.

• struttura a 10 paragrafi condivisa con le rev. 2015 degli standard ISO 9001 e ISO 14001, e con la futura ISO 45001 (high-level structure)
• piano Plan-Do-Check-Act che si rispecchia nel ciclo di vita dell’evento
• definizione dello scopo e campo di applicazione (nel caso degli organizzatori, è possibile menzionare un solo evento, una serie di eventi, tutti gli eventi trattati oppure la sola organizzazione)
• analisi e coinvolgimento delle parti interessate
• politica per la sostenibilità
• attenta analisi degli aspetti ambientali, economici e sociali pertinenti e azioni volte ad affrontarli
• conformità legislativa generale e di settore
• analisi e gestione dei rischi e individuazione di opportunità
• progettazione gestione catena di fornitura
• miglioramento continuo

• Maggiore facilità di integrazione con gli altri sistemi di gestione
• Approccio integrato alla gestione organizzativa dell’evento
• Miglioramento della reputazione e adozione di buone pratiche
• Incremento del business
• Riduzione dei costi (attraverso la riduzione dei rifiuti, la riduzione dei consumi energetici e il riutilizzo delle attrezzature)
• Riduzione dei rischi nella gestione degli eventi
• Accrescimento della visibilità e competitività
• Valorizzazione dell’immagine aziendale e prestigio del marchio
• Migliore posizionamento sul mercato
• Maggiore controllo sugli obiettivi e sulle prestazioni

L’iter di Certificazione secondo lo standard ISO 20121 si articola nei seguenti passi:

• Richiesta di offerta
• Contratto tra l’azienda e l’Organismo di Certificazione
• Invio all’Organismo di Certificazione della documentazione necessaria per avviare l’iter di certificazione
• Valutazione della documentazione (fase 1) – verifica dei requisiti documentali necessari per la certificazione
• Audit di certificazione (fase 2) – verifica dell’efficienza del Sistema di Gestione per la Sostenibilità attraverso il dialogo con i responsabili e l’analisi della documentazione
• Rapporto di audit
• Rilascio del certificato (se l’audit è stato superato con esito positivo)
• Audit di sorveglianza annuale nei tre anni di validità del certificato (o secondo la frequenza degli eventi certificati).

L’organizzazione può richiedere l’esecuzione di un eventuale audit preliminare. Scopo del pre-audit è di valutare i miglioramenti di cui necessita l'organizzazione per affrontare l’audit di certificazione. È possibile revisionare anche la documentazione di sistema per evidenziare eventuali lacune.

La validità del certificato applicato a organizzatori, sedi e fornitori è triennale. Nel triennio di validità è previsto annualmente un audit di sorveglianza per il mantenimento del certificato. Nel caso in cui nello scopo del certificato compaia esplicita menzione ad uno o più specifici eventi, la validità del certificato e il ciclo di sorveglianza potrebbero subire variazioni legate alla periodicità degli eventi stessi. È possibile emettere certificati che scadono in concomitanza col termine del ciclo di vita di un singolo evento.