Zarządzanie zmianą technologiczną: jak przygotować zespół na wdrożenie AI i MES?

Zarządzanie zmianą technologiczną przypomina mi doświadczenie przeprowadzki. Na pierwszy rzut oka to tylko zmiana adresu i przeniesienie rzeczy. Jednak każdy, kto zmieniał miejsce zamieszkania, wie, że to bardzo złożony proces, obejmujący stopniowe oswajanie nowej przestrzeni, uczenie się zasad funkcjonowania w nowym otoczeniu, poznanie sąsiadów, zwyczajów, znalezienie ulubionej piekarni i zaprogramowanie rytmu dnia na nowo. Podobnie jest z wdrożeniem AI i MES – technologia to jedno, ale przygotowanie ludzi na pracę w nowych warunkach i z innym zapleczem drugie.

O czym warto pomyśleć na początku?

Absolutną podstawą każdego projektu są dla mnie dwa pytania: dlaczego to robię i co chcę uzyskać? Bez spójnej wizji całości wdrożenie AI czy implementacja systemu MES staje się zwykłym „kaprysem”, zakupem niepotrzebnego gadżetu, a nie narzędziem rozwoju. To właśnie brak szerzej zakrojonej strategii często prowadzi do porażek. W wyniku tego aż 70% zmian technologicznych kończy się niepowodzeniem.

Bo do tanga trzeba dwojga…

…a do wdrożenia AI czy oprogramowania MES – całego zespołu. Zaskakujące? A jednak implementacja nowych technologii to nie tylko instalacja systemów, lecz także zmiana sposobu pracy, co nie może się powieść bez współuczestnictwa zespołu.

Zarządzanie zmianą w 5 krokach

Oto sprawdzony sposób na efektywne zarządzanie zmianą:

Wczesna i przejrzysta komunikacja
Informowanie zespołu o nadchodzącej zmianie oraz korzyściach pozwala uniknąć zaskoczenia, frustracji i poczucia, że Twoja inicjatywa jest zignorowana.
Plan komunikacji wielokanałowej
Komunikacja to nie tylko jedno spotkanie. Zorganizuj cykl spotkań – zarówno ogólnozespołowych, jak i indywidualnych. Przygotuj materiały edukacyjne, które rozwieją wątpliwości pracowników. W jasny sposób zaprezentuj korzyści, jakie niesie ze sobą zmiana, i cele, jakie dzięki niej może osiągnąć Twoja firma.
Zaangażowanie liderów
Liderzy muszą być ambasadorami zmiany. Ich aktywna postawa i wsparcie wpływają na morale i zaangażowanie całego zespołu.
Szkolenia skrojone na miarę potrzeb zespołu
Nowy system to nowe umiejętności. Dopasuj formę i zakres szkoleń do różnych grup pracowników. Pamiętaj przy tym, iż nie chodzi tu tylko o instruktaż obsługi nowego urządzenia, ale o pokazanie, jak najlepiej wykorzystać narzędzie w codziennej pracy.
Monitorowanie i adaptacja
Zmiana to proces. Regularny feedback i szybka reakcja na trudności pozwalają korygować kurs i budować zaufanie. Bezczynność zaś i poprzestawanie na zastanawianiu się nad tym, dlaczego proces „utknął”, prowadzi donikąd.

Jak kultura organizacyjna wpływa na adaptację do zmiany?

Zmiana staje się trwała, gdy wpisze się w sposób działania firmy. Jeśli pracownicy czują, że rozwiązania, takie jak AI i MES mają być dla nich wsparciem i spełniać cele biznesowe firmy, adaptacja przychodzi naturalnie. Decydenci często zapominają, że to pracownicy muszą zrozumieć decyzję, inaczej zmiana przybiera formę przymusu, a wtedy trudno o zaangażowanie.

Czy opór to problem czy sygnał?

Wielu menedżerów boi się oporu ze strony pracowników. Jeśli zaliczasz się do tej grupy, spróbuj zmienić optykę, bo opór to wartościowa informacja. Często oznacza, że coś zostało zbyt słabo wyjaśnione lub wdrożenie przybrało zbyt szybkie tempo. Zbieraj opinie. Traktuj je nie jak czerwone światło, ale jak drogowskazy, które pozwalają usprawnić proces i podtrzymać energię projektu.

Co niesie ze sobą dobrze przygotowane wdrożenie AI i MES?

Dla mnie nie ma wdrożenia bez solidnego przygotowania. Dobre przygotowanie do zmiany daje:

większą akceptację zmian przez zespół (ludzie widzą sens wdrożenia nowych rozwiązań IT),
sprawniejsze wdrożenie, a co za tym idzie – szybsze efekty,
mniejsze ryzyko błędów i opóźnień,
lepszy wskaźnik ROI – technologia spełnia oczekiwania biznesowe.

Technologia to dopiero początek

Sztuczna inteligencja (AI) i MES to ogromna szansa na usprawnienie produkcji. Ale to ludzie nadają systemom sens. Gdy czują się częścią procesu, rozumieją „dlaczego” i mają wsparcie, traktują zmiany jak rozwój, a nie obowiązek.

Z własnych doświadczeń wiem, że kluczowa jest cierpliwość. Ludzie potrzebują czasu, by odnaleźć się w „nowym miejscu” – jak przy przeprowadzce, muszą rozpakować pudełka, poznać przestrzeń i wypracować swoją rutynę. Przy każdym wdrożeniu AI oraz przy każdej implementacji systemu MES pamiętam, że system bez ludzi to tylko kod, ale sam kod bez zaangażowanych pracowników nie usprawni procesów produkcyjnych.

Autor: Adrian Stelmach, Prezes Zarządu EXPLITIA S.A.

Sprawdź ostatni artykuł o ISO 42001: Nowa norma dla odpowiedzialnego zarządzania sztuczną inteligencją

Jeśli chcesz podnieść swoje kompetencje w zakresie ISO 42001 oraz AI zapraszamy na nasze szkolenia:

Audytor wewnętrzny Systemu zarządzania sztuczną inteligencja (AI) wg ISO/IEC 42001:2023 (ON-LINE)

Podstawy sztucznej inteligencji w odniesieniu do normy ISO/IEC 42001 oraz AI Act (ON-LINE)

Specjalista ds. wdrożeń Systemów AI (ON-LINE)