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Remote Audits

Unsere Remote-Audits

Mit der zunehmenden Digitalisierung und den sich wandelnden Anforderungen bieten wir nun auch Remote-Audits neben den traditionellen Vor-Ort-Audits an. Diese flexible Audit-Option wird durch neue Regelungen der Standardeigner unterstützt, die Remote-Audits in größerem Umfang ermöglichen. Hier finden Sie die wichtigsten Informationen dazu.

Fragen und Antworten zu den Remote-Audits

Normalerweise ist ein Remote-Audit vor allem dann sinnvoll, wenn die Auditzeit vor Ort zum Beispiel acht Stunden knapp übersteigt. Ohne Remote-Audit wäre in diesem Fall eine zweite Anreise nötig. Auch für Unternehmen mit vielen Standorten bieten sich Remote-Audits an. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um nationale oder internationale Standorte handelt. Die Anreise zum Standort und gegebenenfalls eine Übernachtung im Hotel kann durch das Remote-Audit entfallen. Dies spart Reisekosten und Reisezeit.

Überwachungs- und Re-Zertifizierungsaudits sowie in eingeschränktem Umfang auch Zertifizierungsaudits können remote durchgeführt werden.

Normalerweise sollte die Remote-Audit-Zeit nicht mehr als 50 Prozent der gesamten Auditzeit betragen. Mit der Einführung von Remote-Audits als flexible Option können Audits, mit Ausnahme von Zertifizierungsaudits, in begründeten Ausnahmefällen bis zu 100 Prozent remote durchgeführt werden. Dies gilt für Unternehmen, die:

  • dem Auditteam aufgrund von selbst festgelegten Schutzmaßnahmen den Zugang verwehren,
  • in schwer zugänglichen Gebieten liegen,
  • in Ländern ansässig sind, die Einreisen für Geschäftsreisende derzeit nicht gestatten.

Sämtliche Remote-Audits bedürfen einer Genehmigung durch die Zertifizierungsstelle. Bei diesen Unternehmen können Remote-Audits wesentlich dazu beitragen, eine Zertifizierung aufrechtzuerhalten.

Selbstverständlich werden Ihre Daten bei Remote-Audits genauso vertraulich behandelt, wie bei einem normalen Vor-Ort-Audit.

Die Standardeigner im Foodbereich beziehen unterschiedliche Positionen, die derzeit noch sehr dynamisch geändert werden. Gerne überprüfen wir, ob Ihre individuelle Zertifizierung remote umsetzbar ist. Bitte wenden Sie sich an info.tnaustria@tuv-nord.com

Im Wesentlichen unterscheidet sich das Remote-Audit nicht von einem herkömmlichen Vor-Ort-Audit. Das Auditgespräch vor Ort wird – teilweise oder komplett – durch eine interaktive, webgestützte Videokonferenz ersetzt. Wichtig ist, dass alle Beteiligten die Technik vor dem Audit überprüfen. Hierzu bietet sich eine Test-Videokonferenz an, in der zugleich die Feinabstimmung mit den Auditorinnen und Auditoren erfolgen kann.

Wichtigste Grundlage sind ein Laptop oder Computer mit Internetzugang, eine Webcam und ein Headset. Die Audits können sowohl per WebEx als auch per Skype for Business durchgeführt werden. 

Wenn Produktionsstandorte in schwer zugänglichen Gebieten liegen, können Remote-Audits auch dort durchgeführt werden, sofern alle Anforderungen aus der Ferne bewertet werden können, einschließlich der visuellen Prüfung von Objekten und Prozessen.

Remote-Audits sind für alle Kundengruppen möglich. Bei Unternehmen in schwer zugänglichen oder besonderen Situationen können auch Erstzertifizierungen teilweise remote durchgeführt werden.

Checkliste für den Remote-Audit

Räumlichkeiten & Infrastruktur

  • Optimal: Ruhiger Konferenzraum
    Alternative: Ruhiger Büroraum
  • Stabile Internetverbindung
    Gängige Webbrowser: Firefox, Chrome, Internet-Explorer
    Optimal: Verbindung per Netzwerkkabel
    Alternative: Verbindung per WLAN
  • Rechner/Laptop/Tablet/Whiteboard zur Verbindung
  • Kamera zur Videoübertragung
    Optimal: ConferenzCam (mit mindestens 2 Megapixel)
    Alternative: WebCam
  • Audioanlage zur Tonübertragung
    Optimal: Audiokonferenzsystem
    Alternative: Headset mit Mikrofon
  • Alle für das Audit relevanten Personen haben eine E-Mail-Adresse. Die E-Mail-Adresse wird benötigt, um die Teilnehmerinnen und Teilnehmer zum Remote-Audit einzuladen.

Software & Dokumentation

  • Optimal: Videokonferenzsoftware
    (Cisco WebEx oder Microsoft Skype for Business)
    Falls bislang keine Videokonferenzsoftware vorhanden ist:
    WebEx: geringer Initialaufwand für Plug-in-Installation nötig (ohne zusätzliche Kosten)
    Skype for Business: Teilnahme nur mit Account möglich (mit Kosten verbunden)
  • Optimal: Alle notwendigen Dokumente liegen in digitaler Form vor.
    Alternative: Möglichkeit die Dokumente einzuscannen oder zu fotografieren
    (per Webcam z.B. bei Windows10: vorinstallierte App „Kamera“)
    Nur nötig falls Dokumente als Hardcopy vorliegen.

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Isabella Kauf

Leitung Geschäftsbereich Systemzertifizierungen, TÜV NORD Austria GmbH