TÜV NORD Turkey’in Değerli Müşterileri,
IATF Küresel Gözetim internet sitesinde (https://www.iatfglobaloversight.org/ ) Ocak 2024’te "IATF Kurallar 6.Baskısının Yayımlanması" ile ilgili “IATF Paydaş Tebliği” dokümanında da belirtildiği üzere IATF, belgelendirme kurallarını revize etmiş ve yayımlamıştır. IATF Küresel Gözetim hem belgelendirme kuruluşları hem de IATF tarafından tanınan belgeli kuruluşlar için « IATF tarafından tanınmanın sağlanması ve sürdürülmesine yönelik Kurallar, 6. Baskı, 2025 (bundan sonra IATF Kurallar 6. baskısı olarak bahsedilecektir) için gerekli olan değişikliklerin uygulanması için 1 Nisan 2024’ten itibaren en fazla 9 aylık bir geçiş süresi tanımaktadır. IATF Kurallarının 6. baskısı yürürlüğe girmiş olup, 1 Ocak 2025 tarihine kadar tamamen uygulanmalıdır. 1 Ocak 2025 tarihinden itibaren IATF Kuralları 5. baskısı ve IATF Kuralları 5. baskısının tüm onaylanmış yorumları (SI) ve sıkça sorulan soruları (FAQ) geçerliliğini yitirecektir. 1 Nisan 2024 tarihinden itibaren IATF Kuralları 6. baskısı ilgili taraflarca IATF Gözetim Ofisleri aracılığıyla temin edilebilir. Baskılar farklı dillerde mevcuttur. Aşağıda, denetim ve belgelendirme sürecinde sizin için en önemli olduğunu düşündüğümüz yeni gereklilikler ve değişiklikler hakkında siz değerli müşterilerimizi herhangi bir yükümlülük altına sokmadan bilgilendirmek istiyoruz.
İlk Belgelendirme 1. Aşama (Stage 1) Denetimi:
- 1. Aşama denetimi 2 bölümde gerçekleşir (IATF 16949’ un uygulanabilirliğinin, belgelendirme yapısının ve planlanan kapsamın gözden geçirilmesi ve ardından “Gemba” yöntemi kullanılarak yerinde denetim yolu ile belgelendirmeye hazır olup olmadığının değerlendirilmesi dahil).
- Belgelendirme kuruluşunun 2. Aşama (Belgelendirme) denetimine ya da 1. Aşama denetiminin tekrarına en fazla 15 gün sonra hazır olduğuna dair kararı.
- Hazır olduğuna dair onay verilmezse, 1. Aşamanın tekrarı aynı denetçi ile en fazla 6 ay içinde gerçekleştirilebilir.
- Eğer gerekli ise, önceki 1. Aşama denetiminden kalan açık noktaları gözden geçirmek için en az 1 saat daha gereklidir.
2. Aşama (Belgelendirme) Denetimi:
- Bu denetim tam bir sistem tetkikini içerir. [IATF 16949’ un tüm gereklilikleri yerinde (sahada) denetlenecek ve etkin uygulama açısından değerlendirilecektir]
- 2. Aşama denetimi belgelendirme kuruluşunun olumlu bir hazırlık değerlendirimesine istinaden, 1. Aşama denetiminin kapanış toplantısından en erken 20 gün en geç 90 gün içinde gerçekleştirilebilir.
Denetim Döngüsü
- Yeniden belgelendirme denetiminin son günü, ilk 2. aşama, yeniden belgelendirme veya transfer denetiminin son gününden sonra en geç 3 yıl -3 ay/+0 gün içinde tamamlanmalıdır. Aksi takdirde sertifika derhal geri çekilecektir.
- Ara denetiminin son günü, 2. aşama, yeniden belgelendirme veya transfer denetimlerinin (“ARD”) son ilk denetiminden -3/+3 ay sonra olmalıdır. Aksi takdirde sertifika derhal geri çekilecektir.
Denetim Süresine ve Yerinde Denetim Günlerinde Olası Azaltmalara İlişkin Özellikler
Corporate (Çoklu Saha) Sertifikasyon Yapısı
- En az 2 üretim tesisini (“saha”) içerecek şekilde başvuru yapılabilir. Her bir saha başına yerinde denetim süresi en fazla 15 % azaltılabilir. (Not: Corporate kapsamına bağlı olarak, daha önce saha başına %40'a kadar bir azalmaya izin veriliyordu)
Yükseltme Denetimi
- Yerinde denetim süresindeki toplam indirim artık en fazla %30 olmuştur (daha önce %50'ye kadar indirim yapılabiliyordu).
Üretim Saha Uzantıları - Extended Manufacturing Sites (EMS)
- Üretim saha uzantıları (EMS) ana sahadan en fazla 10 mil / 16 km ve en fazla bir saatlik seyahat süresi olabilir. Eğer durum böyle değilse, eski EMS(ler) ayrı bir saha olarak değerlendirilmeli ve ilk sertifikasyon denetiminden geçmelidir (muhtemelen corporate yapı içinde). Bu, ana denetim döngüsü sırasında gerçekleşebilir.
Sahaların ve Uzak Destek Sahalarının (RSL) Taşınması
- Üretim sahalarının taşınması halinde, uzak destek sahalarını da içerecek şekilde ilk belgelendirme (Stage-1 & Stage-2) denetimi gerçekleştirilmelidir.
Denetim Hazırlık / Terminler
- Müşteri, denetimin başlamasından en az 90 gün önce belgelendirme kuruluşuna denetim tarihini teyit etmelidir (İlk Denetim Günü, “FAD”).
- Denetim tarihinin daha sonra ertelenmesi ancak dokümante edilmiş ve doğrulanabilir bir gerekçe ile mümkündür.
- Denetim hazırlığı / hazırlık incelemesi hakkında içerik ve termine yönelik genişletilmiş gereklilikler için belgelendirme kuruluşu bilgi talebinde bulunacaktır.
Denetim Planlaması için Genişletilmiş Gereklilikler
- Belgelendirme kuruluşu tarafından yapılan denetim planlaması kanıtlanabilir bir şekilde en az 0,50 çalışma günü (4 saat) içermelidir. Bu süre IATF veri tabanına girilmektedir.
- Denetim hazırlığı için gerekli bilgiler, denetim başlangıç tarihinden en az 30 gün önce müşteri tarafından belgelendirme kuruluşuna sunulmalıdır. Aksi takdirde, belgelendirme kuruluşu tetkiki erteleyebilir ve bu da döngüde belirtilen denetim tarihlerine uyulamaması durumunda sertifikanın kaybedilmesiyle sonuçlanabilir.
- Müşterinin yönetim gözden geçirmesi (YGG) kanıtı denetimden 30 gün önce belgelendirme kuruluşunda mevcut değilse veya yalnızca yerinde incelenebiliyorsa, denetim başlamadan önce değerlendirme için en az 2 saat ek süre planlanmalıdır.
- Müşteri performans verilerinin denetimi, açılış toplantısı sırasında gerçekleştirilecektir, bu sebeple denetimin başlamasından önce daha önce zorunlu olan 1 saatlik ön toplantıya artık gerek yoktur.
- Denetimler tüm üretim süreçlerini kapsamalıdır ve bunlar denetim sırasında operasyonel durumda olmalıdır, yani denetim sırasında çalışmayan hiçbir üretim süreci olmamalıdır. Aksi takdirde, belgelendirme kuruluşu denetimi erteleyebilir ve bu da döngüde belirtilen denetim tarihlerine uyulamaması durumunda sertifikanın kaybedilmesiyle sonuçlanabilir.
- Denetim planı, denetimin başlamasından en geç 14 gün önce belgelendirme kuruluşu tarafından müşteriye gönderilmelidir.
Uygunsuzluk Yönetimi (“NCM”)
- Müşteri’ de tespit edilen uygunsuzluklar Için problem çözme süreci etkin değilse, major uygunsuzluk (“NC1”) raporlanmalıdır.
- Majör uygunsuzluklar söz konusu olduğunda, müşterinin yerinde denetiminin tamamlanmasından sonraki 15 gün içinde düzeltme faaliyetlerinin yanı sıra kök neden analizini, alınan düzeltici önlemleri ve sistemik düzeltici faaliyet planının kanıtlarını sunmalıdır.
- 15 gün içinde müşteri tarafından yapılan geri bildirim belgelendirme kuruluşu tarafından reddedilirse, denetim tamamlandıktan sonra 30. güne kadar müşteri tarafından bir revizyon ve denetçi tarafından yeniden inceleme / yeniden değerlendirme yapılmalıdır.
- Müşteri tarafından düzeltici faaliyetlerin etkinliğinin doğrulanması da dahil olmak üzere uygunsuzluk yönetimi için 60 günlük son tarih, uygunsuzlukların “açık ancak %100 çözülmüş” olarak değerlendirilmesi veya son denetim gününden itibaren 90 gün içinde kapatılması gerekliliği geçerli olmaya devam eder.
- Uygunsuzluklar için sistemik düzeltici faaliyetler etkin bir şekilde uygulanmazsa, sertifika geri çekilmelidir.
Denetim Uygunsuzluklarının Yerinde Etkinlik Değerlendirmesi için Asgari Süreler
- Herhangi bir minör uygunsuzluk (“nc2”) için: 0,5 - 1,0 saat (bir sonraki rutin denetimde veya özel bir denetim sırasında).
- Herhangi bir majör uygunsuzluk (“NC1”) için: Her biri 1,0 - 3,0 saat (özel bir denetimin parçası olarak).
Uzaktan Destek Sahaları (“RSL”) Dikkate Alındığında / Dahil Edildiğinde Özel Konular
- Denetlenecek tesisi destekleyen tüm uzak destek sahaları (“RSL”) için denetim planları, raporları, uygunsuzluk raporları ve bunların durumu gözden geçirilmeli ve dokümante edilmelidir. Bu, diğer belgelendirme kuruluşları tarafından denetlenen uzak destek sahaları için de geçerlidir.
- IATF 16949 sertifikaları yalnızca tesisteki (“tesis”) destek fonksiyonlarının etkinliğinin doğrulandığı uzak destek sahaları için tanımlanabilir.
Uzaktan (Online) Denetim Yöntemleri
- Bunlar, ürün veya malzeme elleçlemesinin yapılmadığı Tek Başına Uzak Destek Sahası (“SA-RSL”) yönelik ara denetimler için koşullu olarak mümkündür.
- Uzak fonksiyonların tanımı Kurallar 6. baskı ek 2'deki tabloda gösterilmektedir.
Sertifikasızlaştırma (Decertification) Süreci
- Süreç, IATF şikayeti, müşteri şikayeti veya denetimdeki uygunsuzluklar ile başlar.
- Belge iptal sürecinin süresi Son Denetim Gününden (“LAD”) sonra en fazla 120 gün ile sınırlıdır. Sertifikasızlaştırma süreci bu son tarihe kadar olumlu bir şekilde tamamlanamazsa, sertifika geri çekilecektir.
- Majör uygunsuzluk (“NC1”) durumunda, sertifika, belgelendirme kuruluşunun karar tarihinde, denetimin tamamlanmasından en fazla 15 gün sonra askıya alınır.
- Müşterilerden belgeli kuruluşlarımıza gelen performans şikayetleri için: Müşteri, uygulanabildiğinde belgelendirme kuruluşu tarafından talep edildikten sonra 20 gün içinde IATF Performans Şikâyet Yönetim Sisteminde (“PCMS”) yanıt vermelidir.
- Sertifika geri çekilirse, müşteri IATF sertifikasına yönelik tüm atıfları kurum içi ve kamuya açık görsellerinden kaldırmalıdır.
Başarınız için bizim uzmanlığımız
TÜV NORD, gözetim ve sertifikasyon hizmetlerinde dünya çapında iyi bilinen, köklü ve güvenilir bir iş ortağıdır. Uzmanlarımız ve denetçilerimiz, deneyimlerine dayalı olarak kapsamlı bilgiye sahiptir ve genel olarak daimi bir şekilde TÜV NORD tarafından istihdam edilirler. Bu durum, bağımsız ve tarafsız sunulan hizmetin garantisidir ve aynı zamanda da müşterilerimizi istikrarlı bir şekilde destekleyeceğimiz anlamına gelmektedir. Bu sayede denetçilerimiz şirketinizin gelişiminde size eşlik edip sizi desteklerken size objektif bir geri bildirim sunar. Küresel ağımız sayesinde, tanınmış denetim ve sertifikasyon hizmetlerimizi dünyanın dört bir yanındaki sınırlar ötesinde size sunabiliriz.
