Znaczenie auditów wewnętrznych w systemach bezpieczeństwa żywności

W cyklu „W dobrym smaku…” przyglądamy się systemom bezpieczeństwa żywności z różnych perspektyw – zarówno organizacji je wdrażających, jak i osób, które je weryfikują. Odsłona „Kiedy standard mówi sprawdzam” poświęcona jest właśnie tym momentom, w których wymagania zapisane w standardach IFS Food i BRCGS Food Safety są konfrontowane z praktyką.

Rozmawiamy o obszarach, które często decydują o wyniku auditu – nie dlatego, że są nowe, ale dlatego, że wymagają konsekwencji, systematyczności i rzeczywistego zaangażowania organizacji. Hasłem przewodnim tej rozmowy są audity wewnętrzne – jedno z najważniejszych, a jednocześnie często niedocenianych narzędzi zarządzania systemem bezpieczeństwa żywności. O praktycznym znaczeniu auditów wewnętrznych, różnicach pomiędzy podejściem standardów BRCGS Food Safety i IFS Food oraz o wyzwaniach związanych z ich planowaniem i realizacją rozmawiam z Panią Aleksandrą Smołką.

Katarzyna Batorska: W tej odsłonie cyklu, już po raz kolejny mówimy o momentach, w których standard mówi „sprawdzam”. Jednym z nich jest program auditów wewnętrznych. Z perspektywy auditora – jaką rolę odgrywają one w systemie zarządzania bezpieczeństwem żywności?

Aleksandra Smołka: Audity wewnętrzne są jednym z kluczowych elementów systemu zarządzania bezpieczeństwem żywności w zakładach produkcyjnych. Zarówno standard BRCGS Food Safety, jak i IFS Food wymagają planowego, udokumentowanego programu auditów wewnętrznych, jednak nieznacznie różnią się podejściem, strukturą wymagań i sposobem oceny. Ponadto audity wewnętrzne stanowią często niedoceniane narzędzie, które zaprojektowane we właściwy sposób, daje pewność, że nie pominiemy żadnego z wymagań standardu, np. tych pojawiających się cyklicznie, którym poświęcona była nasza poprzednia rozmowa.
Rzetelnie przeprowadzane audity wewnętrzne dają realną ocenę na jakim poziomie są wdrożone i utrzymywane konkretne wymagania.

Katarzyna Batorska: Wspomniała Pani o różnicach w podejściu standardów. Jak w praktyce wygląda planowanie auditów wewnętrznych w BRCGS Food Safety i IFS Food?

Aleksandra Smołka: BRCGS kładzie duży nacisk na program auditów oparty na analizie ryzyka. Organizacja powinna określić częstotliwość auditów w zależności od ryzyka procesów, zmian w organizacji, czy wyników poprzednich kontroli. Standard wymaga, aby wszystkie obszary systemu (stanowiące część systemów bezpieczeństwa i jakości żywności) były objęte auditem w określonym cyklu oraz nie zostały skumulowane w jednym czasie (należy wyznaczyć 
min. 4 różne terminy). IFS Food również wymaga pełnego pokrycia systemu w zaplanowanym okresie, jednak bardziej szczegółowo określa konieczność auditowania wszystkich wymagań standardu w ciągu roku. Często preferuje się podejście „rozdział po rozdziale”, co ułatwia kontrolę zgodnie z punktami normy. Dodatkowo program ma również mieć zastosowanie do magazynów zewnętrznych będących własnością przedsiębiorstwa lub przez nie wynajmowanych. Trzeba pamiętać, że należy przeprowadzić ocenę ryzyka, w ramach której działania zidentyfikowane jako krytyczne dla bezpieczeństwa żywności i jakości produktu będą auditowane częściej.

Katarzyna Batorska: Jak wygląda zatem kwestia zakresu auditów, kompetencji auditorów oraz pracy z niezgodnościami?

Aleksandra Smołka: W BRCGS Food audity wewnętrzne muszą obejmować co najmniej HACCP lub plan bezpieczeństwa żywności, w tym działania mające na celu jego wdrożenie, takie jak zatwierdzanie dostawców, działania korygujące czy weryfikujące. Powinny również uwzględniać warunki wstępne, między innymi higienę i ochronę przed szkodnikami, plany ochrony żywności i zapobiegania oszustwom żywności oraz wszystkie procedury wdrożone w celu spełnienia wymagań. Standard podkreśla także konieczność przeprowadzania oddzielnych inspekcji, między innymi w zakresie higieny zakładu czy wewnętrznych inspekcji GMP.
 

W IFS Food struktura auditu jest ściśle powiązana z podziałem standardu na rozdziały, takie jak zarządzanie i zaangażowanie, system zarządzania jakością i bezpieczeństwem żywności, zarządzanie zasobami, procesy operacyjne, pomiary, analiza oraz doskonalenie. W praktyce auditorzy wewnętrzni często wykorzystują checklisty, które odwzorowują dokładnie numerację wymagań IFS, co ułatwia systematyczne pokrycie wszystkich punktów normy.
Jeżeli chodzi o kompetencje auditorów, oba standardy są w tym obszarze zgodne – wymagają, aby auditorzy wewnętrzni byli kompetentni oraz niezależni od auditowanego obszaru. BRCGS Food Safety dodatkowo akcentuje konieczność odpowiedniego przeszkolenia osób prowadzących audity.

W zakresie oceny niezgodności i działań korygujących oba standardy podkreślają konieczność dokumentowania stwierdzonych niezgodności, przeprowadzania analizy przyczyn źródłowych, wdrażania działań korygujących i zapobiegawczych oraz weryfikowania ich skuteczności. Spójnym wymaganiem jest również to, aby właściciel obszaru, w którym stwierdzono nieprawidłowości, został o nich poinformowany. IFS Food wskazuje ponadto na konieczność poinformowania najwyższego kierownictwa. BRCGS Food Safety wprowadziło natomiast zapis dotyczący dokumentowania zgodności z wymaganiami standardów w raportach z auditu.

Katarzyna Batorska: Pani Aleksandro, dziękuję bardzo za przybliżenie nam tego tematu i podzielenie się z nami swoim doświadczeniem. Audity wewnętrzne wyraźnie wybrzmiewają jako jeden z filarów skutecznego systemu zarządzania bezpieczeństwem żywności. To one w praktyce pokazują, czy wymagania standardu są rzeczywiście wdrożone i utrzymywane, czy też funkcjonują jedynie na poziomie zapisów. Dobrze zaplanowany program auditów, oparty na analizie ryzyka, kompetentni i niezależni auditorzy oraz rzetelna praca z niezgodnościami – to elementy, które wprost przekładają się na gotowość organizacji do auditu certyfikacyjnego.
­­­­
Kiedy standard mówi sprawdzam to seria rozmów z auditorem IFS Food i BRCGS Food Safety, w których będziemy się koncentrować na poszczególnych wymaganiach lub typach wymagań właścicieli standardów bezpieczeństwa żywności z uwzględnieniem podejścia i perspektywy audytorskiej. Przyglądamy się momentom,  w których zapisy IFS Food, BRCGS Food Safety są weryfikowane w praktyce – podczas audytów certyfikacyjnych, ale także, a może przede wszystkim, podczas codziennego funkcjonowania systemów bezpieczeństwa żywności.
­-

Spotkaj się z nami podczas tegorocznej Wymiany Doświadczeń Managerów Jakości Branży Spożywczej