Zarządzanie zmianą

Zmiana jest dziś stałym elementem funkcjonowania organizacji. Zmieniają się przepisy, oczekiwania klientów, dostępność surowców, technologie, wyposażenie, rynek pracy, 
a także uwarunkowania geopolityczne i gospodarcze. Każda z tych zmian może mieć wpływ na funkcjonowanie systemu bezpieczeństwa żywności – nawet wtedy, gdy na pierwszy rzut oka nie jest bezpośrednio związana z jakością czy bezpieczeństwem produktu.

W kolejnej rozmowie z cyklu „W dobrym smaku – rozmowy o jakości i bezpieczeństwie żywności”, w odsłonie „Kiedy standard mówi »sprawdzam«”, przyglądamy się właśnie zarządzaniu zmianą. Tym razem z perspektywy Auditora i wymagań standardów BRCGS Food Safety oraz IFS Food.

O tym, gdzie zmiana może generować ryzyko, czego w takich sytuacjach oczekują właściciele standardów i dlaczego konsekwencje nieprzeanalizowanej zmiany często ujawniają się dopiero podczas audytu certyfikacyjnego, rozmawiam z Auditorką, Aleksandrą Smołką.

Katarzyna Batorska: Zarządzanie zmianą to bardzo szerokie zagadnienie, ale jednocześnie temat, który w obecnych realiach dotyczy właściwie każdego przedsiębiorstwa. Zmiany mogą wynikać zarówno z decyzji podejmowanych wewnątrz organizacji, jak i z czynników, na które firma ma niewielki lub wręcz żaden wpływ. Jak z perspektywy Auditora wygląda to w kontekście utrzymania systemów bezpieczeństwa żywności? Gdzie widzi Pan/Pani największe zagrożenia?

Aleksandra Smołka: Zmiana jest nieodzownym elementem funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa. Mamy obecnie ich wiele w różnych sektorach bezpośrednio lub pośrednio związanych z przemysłem. Standardy bezpieczeństwa żywności, takie jak BRCGS Food Safety czy IFS Food, czasem bezpośrednio lub pośrednio wskazują, jak powinniśmy nimi zarządzać. Bardzo trudno jest przygotować się na wszystkie zmiany, co w konsekwencji może powodować brak spełnienia wymagań właścicieli standardów.

Konflikty międzynarodowe, takie jak sytuacja na Bliskim Wschodzie czy w cieśninie Ormuz. Tutaj mogą się pojawić problemy z transportem wyrobów gotowych czy dostępem do niektórych surowców.

Zmieniający się rynek pracy powoduje, że inaczej musimy podejść np. do szkoleń pracowników. Napływ młodych ludzi z innym podejściem do życia wymusza stosowanie niekonwencjonalnych rozwiązań przy jednoczesnej konieczności utrzymania stawianych przez standardy wymagań.

Zmiany prawne i często idące za nimi nowe wymagania dużych klientów sieciowych są przyczyną często pojawiających się znaczących niezgodności podczas audytów certyfikujących.

Katarzyna Batorska: Wskazuje Pan/Pani na bardzo różne źródła zmian – od sytuacji geopolitycznej i dostępności surowców, przez zmiany na rynku pracy, aż po nowe regulacje prawne i wymagania klientów. Organizacja nie zawsze może więc przewidzieć zmianę ani jej zapobiec, ale musi potrafić odpowiednio na nią zareagować. Czego w takim razie właściciele standardów oczekują od firm? Jak należy patrzeć na zarządzanie zmianą z perspektywy wymagań BRCGS Food Safety i IFS Food?

Aleksandra Smołka: Tutaj nie mamy wielu doprecyzowanych wymagań, natomiast zawsze każdą zmianę trzeba zweryfikować pod wieloma kątami. Standardy rekomendowane przez GFSI są dobrowolne, a firma, decydując się na ich wdrożenie i utrzymanie, musi być świadoma związanych z tym obowiązków, także w zakresie wdrażania zaistniałych zmian.

Jednym z podstawowych aspektów, o którym nie możemy zapominać właśnie w kontekście zmiany, jest zapewnienie odpowiednich zasobów. Każda zmiana – niezależnie od tego, czy dotyczy surowca, dostawcy, procesu, wyposażenia, pracowników czy nowych wymagań prawnych – może oznaczać konieczność zaangażowania dodatkowych osób, wiedzy, czasu lub środków finansowych. To rolą najwyższego kierownictwa jest zapewnienie organizacji takich zasobów, aby również w sytuacji zmiany możliwe było dalsze spełnianie wymagań systemu bezpieczeństwa żywności. Standardy BRCGS Food Safety oraz IFS Food już w jednych z pierwszych wymagań bardzo wyraźnie wskazują na tę odpowiedzialność:

BRCGS Food Safety

1.1 Zaangażowanie najwyższego kierownictwa i stałe doskonalenie

1.1.7 Najwyższe kierownictwo firmy musi zapewnić zasoby ludzkie i finansowe konieczne do wytworzenia bezpiecznych, autentycznych, zgodnych z przepisami prawa produktów o określonej jakości oraz zgodnie z wymaganiami niniejszej Normy.

1.2.4 Jeżeli zakład nie dysponuje odpowiednią wiedzą wewnętrzną w zakresie bezpieczeństwa, autentyczności, zgodności z prawem lub jakości żywności, można skorzystać z pomocy ekspertów zewnętrznych (np. konsultantów ds. bezpieczeństwa żywności), jednak bieżące zarządzanie systemami zapewnienia bezpieczeństwa żywności pozostaje w gestii firmy.

IFS Food

1 Zarządzanie i zaangażowanie

1.2.2 Najwyższe kierownictwo zobowiązane jest zapewnić wystarczające i odpowiednie zasoby, aby spełnić wymagania dotyczące produktów i procesów.

Te wymagania nabierają szczególnego znaczenia właśnie w sytuacji zmiany. Nie wystarczy bowiem podjąć decyzji i wdrożyć nowe rozwiązanie. Organizacja powinna również zadać sobie pytanie, czy ma odpowiednie zasoby i kompetencje, aby właściwie ocenić wpływ tej zmiany na produkt, proces i funkcjonujący system. Czasami będzie to wymagało dodatkowego szkolenia, czasami zaangażowania eksperta, dodatkowych badań czy aktualizacji dokumentacji. Sama zmiana nie musi więc prowadzić do niezgodności – problem pojawia się wtedy, gdy organizacja nie zapewni zasobów potrzebnych do właściwego zarządzenia jej konsekwencjami.

Katarzyna Batorska: I to chyba ważne rozróżnienie – problemem nie jest sama zmiana, ale sposób, w jaki organizacja nią zarządzi. Szczególnie że, jak Pan/Pani wspomniał/a, niektóre sytuacje wymagają bardzo szybkich decyzji, a wtedy łatwo skoncentrować się na rozwiązaniu bieżącego problemu i pominąć jego konsekwencje dla innych elementów systemu. Czy podczas audytów certyfikacyjnych często spotyka się Pan/Pani z niezgodnościami, których źródłem – bezpośrednio lub pośrednio – było właśnie nieprawidłowe wprowadzenie zmiany?

Aleksandra Smołka: Moje doświadczenie audytowe pokazuje, że jest to częstą przyczyną niezgodności – niekoniecznie bezpośrednio, ale tak. Niezgodności czy odchylenia szczególnie pojawiają się, kiedy sytuacja wymagała natychmiastowego działania. Dobrym przykładem jest np. zakup zamiennika danego surowca z uwagi na jego brak na danym rynku u sprawdzonego dostawcy. Realizujemy zakup i wprowadzamy surowiec do naszego produktu. Zakup surowców jest opatrzony szeregiem wymagań w obu standardach. I o tyle, o ile każda z firm powinna mieć określone zasady takiego awaryjnego zakupu i się do nich zastosować, to w przypadku sytuacji awaryjnej często zapomina się o jakimś aspekcie.

Sprzęt używany w zakładzie to też taki mały generator niezgodności na różnym poziomie. Sprzęt się zużywa, trzeba zakupić nowy. Tutaj często spotykam się z brakiem aktualizacji wewnętrznych dokumentów systemowych czy np. nieodpowiednimi dokumentami, które powinny być związane z danym sprzętem.

Takich niezgodności powiązanych z wcześniej zaistniałą zmianą jest wiele. Jest to dobry temat na szerszą wypowiedź, która może wskazać aspekty do doskonalenia własnego systemu.

Katarzyna Batorska: Ta rozmowa pokazuje, że zarządzanie zmianą trudno zamknąć w jednym wymaganiu standardu czy jednej procedurze. Zmiana może pojawić się właściwie w każdym obszarze funkcjonowania organizacji – od dostawcy i surowca, przez ludzi i wyposażenie, aż po wymagania prawne czy oczekiwania klientów.

Co ważne, nie każdą zmianę jesteśmy w stanie przewidzieć. Możemy jednak przygotować organizację na to, aby potrafiła właściwie na nią reagować. I chyba właśnie tutaj standard mówi „sprawdzam” – nie tylko pytając, czy organizacja zareagowała, ale również czy oceniła konsekwencje podjętej decyzji dla bezpieczeństwa produktu i całego funkcjonującego systemu.

Przykłady przywołane przez Panią Aleksandrę pokazują też coś jeszcze: niezgodność stwierdzona podczas audytu nie zawsze pojawia się tam, gdzie rozpoczął się problem. Awaryjna zmiana surowca może uruchomić cały łańcuch wymagań związanych z dostawcą, zakupem 
i produktem. Wymiana urządzenia może oznaczać konieczność aktualizacji dokumentacji 
i ponownej weryfikacji określonych elementów systemu. Jedna zmiana może więc dotknąć wielu obszarów jednocześnie.

Dlatego do tematu zarządzania zmianą z pewnością jeszcze wrócimy - warto przyjrzeć się konkretnym przykładom zmian i temu, jakie elementy systemu powinny zostać zweryfikowane, aby szybka reakcja organizacji nie stała się później źródłem niezgodności podczas audytu certyfikacyjnego.