Standardy BRCGS oraz IFS – podstawowe narzędzie i baza wiedzy

W cyklu „W dobrym smaku…” przyglądamy się systemom bezpieczeństwa żywności z różnych perspektyw – zarówno organizacji je wdrażających, jak i osób, które je weryfikują. Odsłona „Kiedy standard mówi sprawdzam” poświęcona jest właśnie tym momentom, w których wymagania zapisane w standardach IFS Food i BRCGS Food Safety są konfrontowane z praktyką.

Celem naszych rozważań jest pokazanie, że standardy IFS Food i BRCGS Food Safety to nie tylko lista wymagań, ale również praktyczne narzędzie wspierające codzienną pracę działów jakości, zarządzanie ryzkiem i rozwój organizacji. O tym, dlaczego warto czytać standardy szerzej niż tylko przez pryzmat wymagań auditowych i jakie praktyczne informacje można w nich znaleźć rozmawiam z Auditorką Aleksandrą Smołką.

Katarzyna Batorska: W praktyce bardzo często spotykamy się z sytuacją, w której standardy 
IFS Food i BRCGS Food Safety są traktowane głównie jako zbiór wymagań potrzebnych do przejścia auditu. Tymczasem coraz częściej mówi się o nich jako o realnym narzędziu pracy działów jakości. Dlaczego – z perspektywy auditora – warto patrzeć na standardy szerzej 
i traktować je jako bazę wiedzy?

Aleksandra Smołka: Standard BRCGS lub IFS jako dokument są istotnym i pomocnym narzędziem, natomiast doświadczenie pokazuje, że zbyt wiele osób skupia się wyłącznie na częściach dotyczących wymagań dla podmiotów posiadających certyfikat lub przygotowujących się do pierwszej certyfikacji.

Dokumenty zawierają m. in.:

- interpretację wymagań,

- opis najlepszych praktyk branżowych

- wskazują oczekiwania sieci handlowych

- aktualne podejście do zrządzania ryzykiem

 

Dla specjalistów jakości oba standardy mogą być codziennym przewodnikiem pracy, punktem odniesienia przy problemach jakościowych czy źródłem wiedzy podczas projektowania procesów.

Katarzyna Batorska: Które elementy standardu BRCGS Food Safety – poza samymi wymaganiami – uważa Pani za szczególnie wartościowe lub pomocne w codziennej pracy ?

Aleksandra Smołka: Cały standard BRCGS Food Safety jest naszpikowany przydatnymi i ważnymi informacjami. Kluczowe jest jednak to, aby umiejętnie i sprawnie z nich korzystać – nie tylko czytać wymagania, ale także zrozumieć ich kontekst, definicje i praktyczne znaczenie. Dlatego szczególnie istotnym elementem standardu, od którego warto rozpocząć dalszą analizę wymagań jest słowniczek, będący załącznikiem nr 10. Opisuje on kilkadziesiąt definicji, których znajomość ułatwia zrozumienie i właściwą interpretację poszczególnych wymagań. Prosta 
i bardzo pomocna rzecz.

Kolejnym takim narzędziem, szczególnie dla osób które dopiero zaczynają karierę zawodową na poziomie osób odpowiedzialnych za system bezpieczeństwa żywności jest załącznik nr 8. Znajdziemy tam pomoc w wypełnieniu planu działań i poprawnym określeniu działań korygujących i zapobiegawczych.

Warto również zwrócić szczególną uwagę za część III standardu – Postępowanie auditowe. 
To bardzo praktyczny fragment dokumentu, w którym można znaleźć odpowiedzi na wiele pytań organizacyjnych związanych z samym procesem certyfikacji, m.in. dotyczących wyłączenia procesu lub produktu z zakresu certyfikacji, postępowania z magazynami znajdującymi się poza terenem zakładu czy zasad związanych z auditami niezapowiedzianymi.

 

Katarzyna Batorska: W przypadku BRCGS Food Safety wskazała Pani konkretne elementy standardu, które mogą być bardzo praktycznym wsparciem dla osób odpowiedzialnych za system bezpieczeństwa żywności. A jak wygląda to w przypadku standardu IFS Food? Na które części dokumentu, warto zwrócić szczególną uwagę i czy poza samymi standardami są dodatkowe materiały publikowane przez właścicieli standardów, które mogą pomóc organizacjom w lepszym rozumieniu wymagań i ich codziennym stosowaniu?

Aleksandra Smołka: Struktura IFS jest dość zbliżona do BRCGS. Oba standardy prowadzą organizacje przez podobne obszary systemu bezpieczeństwa żywności, ale robią to w nieco inny sposób – IFS bardziej przez strukturę oceny, BRCGS przez szerszy opis wymagań i zasad ich weryfikacji. W przypadku IFS Food warto zwrócić uwagę na to, że standard mocno porządkuje nie tylko same wymagania audytowe, ale również cały proces certyfikacji i działania po audycie. Aspekt ten poruszony jest, m.in. w pkt 4 części I, w którym właściciel standardu opisuje jak podmiot certyfikowany powinien postępować z działaniami po audycie. W spisie treści znajdziemy również m.in. część dotyczącą Programu Integralności IFS, zasad używania logo, a także raportowania, IFS Software i IFS Database. Charakterystyczne dla IFS są również załączniki pokazujące przebieg procesu certyfikacji oraz sposobu postępowania w przypadku niezgodności Major czy oceny KO.

Każdy z właścicieli standardu zaproponował kilka dodatkowych dokumentów, głównie w formie przewodników. Część z nich jest dostępna bezpłatnie na stronach internetowych właściciela, ale można znaleźć również kilka płatnych pozycji. Ciekawą propozycją jest np. IFS Product and Food Defence Guideline czy IFS Foreign Bodu Management guideline.

Oprócz BRCGS oraz IFS na rynku certyfikacji występuje również standard FSSC 22000, który również jest uznawany przez organizację GFSI. Właściciel tego standardu zaproponował kilka bezpłatnych przewodników na swojej stronie internetowej, np.: FSSC 22000 Guidance Document: Environmental Monitoring.

Jako auditor i czynny uczestnik procesu certyfikacji bardzo zachęcam do uważnego przeczytania całości obu standardów oraz analizy poszczególnych wymagań w kontekście swojego zakładu – pozwoli to na uniknięcie niezgodności w przyszłości.

Katarzyna Batorska: Standardy FS Food I BRCGS Food Safety to znacznie więcej niż lista wymagań auditowych, To również źródło praktycznej wiedzy, interpretacji, dobrych praktyk 
i wskazówek, które mogą realnie wspierać organizacji w codziennym zarządzaniu bezpieczeństwem żywności. Im lepiej rozumiemy kontekst wymagań, tym łatwiej budować system, który działa skutecznie nie tylko podczas auditu, ale przede wszystkim w codziennej praktyce.

 

W kolejnych rozmowach w ramach odsłony „Kiedy standard mówi sprawdzam: będziemy dalej przyglądać się praktycznym aspektom wdrażania standardów IFS Food i BRCGS Food Safety, wyzwaniom auditowym oraz obszarom, które najczęściej podlegają ocenie podczas auditów certyfikacyjnych.