Cyklicznie powtarzane czynności

W ramach cyklu W dobrym smaku – rozmowy o jakości i bezpieczeństwie żywności rozpoczynamy nową odsłonę rozmów - Kiedy standard mówi sprawdzam, w której oddajemy głos auditorom stojącym po stronie systemu, gdzie wymagania są weryfikowane, a zapisy standardów konfrontowane z praktyką zakładów produkcyjnych. 

Pierwszą rozmowę w tej odsłonie Katarzyna Batorska przeprowadziła ze znaną już Państwu z grudniowego wywiadu cyklu W dobrym smaku – rozmowy o jakości  
i bezpieczeństwie żywności auditorką wiodącą standardu IFS Food oraz BRCGS Food Safety, od wielu lat współpracującą z jednostką certyfikacyjną TUV NORD Polska, Panią Aleksandrą Smołką. 

 

Katarzyna Batorska: Dzień dobry Pani Aleksandro. Dziękuję za przyjęcie kolejnego już zaproszenia do rozmowy. Zgodnie z zapowiedzią dzisiaj rozpoczynamy odsłonę – Kiedy standard mówi sprawdzam, znanej już naszym czytelnikom serii wywiadów W dobrym smaku – rozmowy o jakości i bezpieczeństwie żywności. 

Podczas dzisiejszej rozmowy skupimy się na wymaganiach, które zawsze uruchamiają podczas audytów moment „sprawdzam” i są kluczowe dla działań, przeglądów i testów systemowych. Z perspektywy auditora – jaką rolę odgrywa cykliczność  
w ocenie systemu bezpieczeństwa żywności i dlaczego właśnie te wymagania tak często decydują o stwierdzonych niezgodnościach? 

Aleksandra Smołka: Standardy IFS Food czy BRCGS Food Safety określiły szereg wymagań, którym nadały konkretne ramy czasowe np. raz w roku lub kwartalnie. Zastosowanie takiego rozwiązania daje pewność, że firma regularnie będzie przeglądać wdrożony system bezpieczeństwa żywności. Jednak jest to jeden z głównych powodów niezgodności, jakie są stwierdzane podczas audytów certyfikacyjnych. Coraz częściej zadawanym pytaniem przez auditora w zakładach podchodzących kolejny raz do certyfikacji, nie jest to czy ma on wdrożoną procedurę, ale poszukiwanie odpowiedzi na pytanie „Jak często wykonywany jest przegląd danego zagadnienia i jaki jest na to dowód?”. 

Cykliczność działań to fundament obu standardów. System bezpieczeństwa żywności powinien funkcjonować przez cały rok, a nie tylko „od audytu do audytu”.  

Katarzyna Batorska: Rzeczywiście, sformułowanie w ten sposób wymaganej częstotliwości oceny czy weryfikacji poszczególnych wymagań, daje z jednej strony pewną swobodę organizacji, jednak z drugiej wymusza świadome do niej podejście. Pani Aleksandro, mogłaby Pani podać przykłady tego typu wymagań dla obu standardów? 

Aleksandra Smołka: Jednym z pierwszych wymagań w obu standardach, któremu nadano ramy czasowe jest przegląd zarządzania systemu bezpieczeństwa żywności. IFS Food oraz BRCGS Food Safety podchodzą do niego w podobny sposób, natomiast dzielą je drobne niuanse. Przykładowo, brytyjski standard założył jedynie, że ma się on odbywać „nie rzadziej niż raz w roku”, gdzie drugi standard podaje ramy czasowe - przegląd należy zaplanować w okresie 12 miesięcy, a realizacja nie może przekraczać 15 miesięcy.  

Przegląd zarządzania jest formalnym i udokumentowanym podsumowaniem wielu tematów i punktem wyjścia do np. celów jakościowych na następny rok. Ważnym aspektem jest udział i zaangażowanie najwyższego kierownictwa firmy. Dobrze przygotowany i zrealizowany na czas potrafi zaoszczędzić wiele niezgodności stwierdzanych podczas audytów certyfikacyjnych. 

Analizując standard, warto również zwrócić uwagę na początkowe wymagania BRCGS Food Safety w zakresie: 

1. Kultury Bezpieczeństwa Żywności, tj. wymaganie 1.1.2, gdzie jasno mamy określone wymaganie dotyczące planu, jego zdefiniowanych działań, konieczności  poddawania  go przeglądowi i aktualizacji co najmniej raz w roku.
2. Celów jakościowych, tj. wymaganie 1.1.3, które należy poddać monitorowaniu,  
   a wyniki przekazać najwyższemu kierownictwu i wszystkim pracownikom co najmniej raz na kwartał.
3. Udokumentowany program spotkań, tj. wymaganie 1.1.5 Zakład musi posiadać udokumentowany program spotkań umożliwiający zgłaszanie najwyższemu kierownictwu problemów związanych z bezpieczeństwem, autentycznością, zgodnością z przepisami prawa i jakością żywności. Spotkania takie muszą odbywać się co najmniej raz w miesiącu. 

Standard IFS Food oraz BRCGS Food Safety jasno określiły, że HACCP jest ważnym systemowym elementem zapewnienia bezpieczeństwa produkowanej żywności.  
W obrębie tego zagadnienia pojawiają się poniższe zobowiązania: 

Katarzyna Batorska: Cykliczność działań wyraźnie wybrzmiewa jako jeden z kluczowych elementów skutecznego systemu bezpieczeństwa żywności. To właśnie regularność przeglądów, testów i weryfikacji pokazuje, czy system rzeczywiście działa w praktyce,  
a nie tylko formalnie spełnia wymagania standardu. 

Pani Aleksandro, dziękuję bardzo za przybliżenie nam tego tematu i podzielenie się z nami swoim doświadczeniem. Mam nadzieję, że nasza rozmowa będzie dla czytelników pomocna przy opracowywaniu lub przeglądzie dokumentacji w swoich organizacjach. 

W kolejnych rozmowach w ramach serii Kiedy standard mówi sprawdzam przyjrzymy się następnym zagadnieniom związanym z zarządzaniem bezpieczeństwem żywności zgodnie z wymaganiami standardów IFS Food i BRCGS Food Safety. Porozmawiamy o praktycznych aspektach ich wdrażania w organizacjach branży spożywczej oraz o wyzwaniach audytowych, z którymi na co dzień mierzą się zarówno firmy, jak i auditorzy. 

­­­­­­­­­­­­­­­-- 

Kiedy standard mówi sprawdzam to seria rozmów z auditorem IFS Food i BRCGS Food Safety, w których będziemy się koncentrować na poszczególnych wymaganiach lub typach wymagań właścicieli standardów bezpieczeństwa żywności z uwzględnieniem podejścia i perspektywy audytorskiej. Przyglądamy się momentom,  
w których zapisy IFS Food, BRCGS Food Safety są weryfikowane w praktyce – podczas audytów certyfikacyjnych, ale także, a może przede wszystkim, podczas codziennego funkcjonowania systemów bezpieczeństwa żywności.