MENU

CORONA update

Beste klant,

Gezien de Nationale Veiligheidsraad de maatregelen in het kader van Corona deels versoepelt vanaf 4 mei, heeft TÜV NORD Integra beslist om vanaf 4 mei de fysieke audits waar mogelijk terug op te starten.

Wij willen immers de continuïteit in onze bedrijfsvoering en de dienstverlening naar onze klanten verzekeren. We houden hierbij in het kader van Covid-19 hierbij zeker ook de veiligheid van al onze medewerkers en van onze klanten voor ogen. Daarom stellen wij de auditoren persoonlijk beveiligingsmateriaal ter beschikking en zullen wij van elk bedrijf een engagement vragen mbt handhaving van de veiligheidsmaatregelen in het kader van COVID-19. De betrokken bedrijven zullen hieromtrent door hun auditor gecontacteerd worden.

Hieronder vindt u de specifieke maatregelen per standaard.

 

Autocontrolegidsen

(laatste update 02/06/2020)

Rekening houdend met de maatregelen die de federale regering gecommuniceerd heeft op 17/03/2020 om de verdere verspreiding van het coronavirus te vermijden, geldt de volgende uitzondering voor alle audits van het autocontrolesysteem. 

Audits kunnen gedurende de periode van de maatregelen van de regering uitgesteld worden zonder impact op de bonus van de onderneming. De periode start op 13 maart 2020 en de einddatum zal uiteraard afhangen van de duur van de bijzondere maatregelen, rekening houdend met een overgangsfase.

U kunt uitstel van uw audit aanvragen door een waiver document in te vullen. Dit document houden wij bij als bewijslast voor het FAVV. Wij nemen zelf contact met u op om u het waiver document te bezorgen.

Zodra de maatregelen worden opgeheven en er weer audits mogelijk zijn, zal TÜV NORD Integra contact opnemen om zo snel mogelijk een hercertificatie-audit te plannen.

 

Biologische productie, verwerking en verkooppunten

(laatste update 30/04/2020)

We hopen dat u en uw naasten allemaal gezond zijn. De huidige situatie is voor iedereen zeer uitzonderlijk en hopelijk lijdt de organisatie van het werk er niet te veel onder.

Bepaalde controles of delen van controles kunnen uitgevoerd worden via remote-auditing. Onze controleur zal u contacteren om te bespreken wat de mogelijkheden zijn voor uw bedrijf.

Wanneer geen volledige controle via remote-auditing kan gebeuren, zal een uitbreiding via fysieke controle noodzakelijk zijn, uiteraard met in acht name van alle veiligheidsmaatregelen.

Wat betreft biolandbouw:

- de verwerking van de Hernieuwing Erkenning 2020 wordt maximaal gegarandeerd zodat de uitreiking van uw biocertificaat geen vertraging oploopt.

- Perceelscontroles en steekproeven waarbij geen fysiek contact noodzakelijk is, blijven doorlopen. Indien de controleur hiervoor gegevens nodig heeft van uw kant, zal hij of zij hiervoor contact opnemen.

Indien u hierbij vragen heeft, kan u steeds contact opnemen met uw controleur.

Wat betreft import van biologische producten uit derde landen:

Het zal de komende weken vaak niet mogelijk zijn dat de originele, papieren COI’s de bio-goederen vergezellen. U dient de papieren exemplaren alsnog te verzamelen maar dient deze pas later voor te leggen bij de douane eens de corona-crisis voorbij is. De elektronische certificaten zullen dus primeren en dienen afgetekend te worden in vak 20 vooraleer de goederen in het vrije verkeer worden gebracht. Niet tijdig ingediende certificaten waarvan de goederen reeds in het vrije verkeer werden gebracht zullen niet meer getekend worden.

BRCGS

(laatste update 02/06/2020)

Audits op afstand (‘remote audits’) zijn niet toegestaan.

Lopende certificaten met grade A of B kunnen 6 maanden verlengd worden wanneer een audit niet tijdig kan plaatsvinden omwille van het coronavirus. Deze verlenging kan alleen gebeuren na een succesvolle risicobepaling door de Certification Body die het lopende certificaat heeft uitgeschreven. Deze risicobepaling kan gebeuren door een interview op afstand.

Als uw audit niet tijdig kan plaatsvinden, en u wenst geen risicobepaling om het certificaat te verlengen, zal uw certificaat vervallen bij einddatum. Op de BRCGS portal wordt een aantekening gemaakt dat de audit niet kon plaatsvinden wegens covid-19. Als uw volgende audit wordt uitgevoerd zodra de coronamaatregelen zijn opgeheven, krijgt u geen major non-conformiteit wegens late audit op uw auditrapport.

U kunt een verlenging van uw certificaat of uitstel van de audit aanvragen door een waiver document in te vullen. Dit document houden wij bij als bewijslast voor de schema-eigenaar. Wij nemen zelf contact met u op om u het waiver document te bezorgen. Als u kiest voor een risicobepaling, bezorgen we u een aangepaste offerte.

Voor meer informatie verwijzen we u naar de website van BRCGS: www.brcgs.com 

  

FAMI-QS

(laatste update 17/03/2020)

Following an extensive evaluation of the situation, including updated information about the situation on 2020-03-18, with regard to the Coronavirus, the following measures are applied:

Certification Bodies (CB) shall maintain a list with their operations in areas where quarantine measures have been put in place. The file shall be available to the FAMI-QS Secretariat upon request. Tool for the identification of affected areas: https://gisanddata.maps.arcgis.com/apps/opsdashboard/index.html#/bda7594740fd40299423467b48e9ecf6

Current valid certificates:

In order for the CB to confirm the annual validity of the FAMI-QS Certified Feed Business Operator, an annual surveillance audit shall be performed as per ISO/IEC 17021-1 requirements - §9.1.3.2 and §9.1.3.3. Given that the surveillance shall take place in specific time frames, FAMI-QS will grant an exception for the performance of the surveillance audit against Version 6.0 to confirm the validity of the certification until 2020-07-31.

In the event that the surveillance audit is not possible to be conducted by 2020-07-31, the Certification Body shall suspend the certificate for a period of three (3) months. After that period, the certificate shall be withdrawn. The suspended or withdrawn certificates will be listed on the FAMI-QS website as per the current procedure. Surveillance Version 5.1 Given that the certificates will expire on 2020-10-01, the surveillance under Version 5.1 can be skipped. In this case, attention can be focused on the re-certification against Version 6.0. Please note that validity of the current 5.1 certificates will not be extended.

Re-Certification

Option 1

In the event that a FAMI-QS Certified Feed Business Operator based in one of the affected areas is in process for re-certification (certificate approaching its expiration date), the certificate validity will not be extended. However, for these audits, Certification Bodies can apply only a Stage 2 Audit for when the audit will be scheduled.

Option 2 - measure applicable until 2020-09-30

Certification Bodies can issue a certificate valid for three years based on the review of the audit findings from the remote audit and the previous experience with the organisation. The Certification Body shall have a minimum of three years experience with the organisation in any standard. Auditing time shall be equal to re-certification.

Certificates issued under this condition will require an extension of the auditing time, equal to recertification, during the next surveillance audit. During the next surveillance audit, all the observed NCRs will be raised as major (to force immediate actions). The certification decision shall be detailed enough to justify the decision for granting the certification. The above proposed measure lies upon the decision of each Certification Body. A list of the certificates issued under Option 2 shall be maintained.

Certification

For initial FAMI-QS audits (newcomers), even if the Certification Body has experience with the feed business operator for three years on other standards, a combination of a remote and an on-site audit shall be applied. A remote audit can only support the initial audit process and cannot replace the initial audit in its entirety. The remote audit shall be a tool to support the audit planning.

 

FCA

(laatste update 27/05/2020)

Vanaf 1 juni dienen FCA audits te verlopen volgens de normaal voorziene tijdsschema’s.

 

FSSC

(laatste update 9/04/2020)

Een toezichtsaudit (ook: surveillance audit) kan na een succesvolle risicobepaling maximaal 6 maanden worden uitgesteld.

Hercertificatie-audit: de geldigheid van uw huidig certificaat onder versie 4.1 kan 6 maanden verlengd worden na een succesvolle risicobepaling. Binnen de 6 maanden moet uw normale hercertificatie-audit worden uitgevoerd. Na een succesvolle hercertificatie-audit krijgt u een nieuw certificaat onder versie 5.

Deze risicobepaling gebeurt door een interview op afstand.

U kunt er ook voor kiezen om geen risicobepaling te laten uitvoeren, en uw certificaat tijdelijk te laten schorsen.

In alle gevallen moet u een waiver document invullen. Momenteel geldt deze werkwijze voor audits gepland tot 19 april. Wij nemen zelf contact met u op om u het waiver document te bezorgen. Als u kiest voor een risicobepaling, bezorgen we u een aangepaste offerte.

  

GLOBALG.A.P.

(laatste update 3/04/2020)

Indien het omwille van gerechtvaardigde redenen niet mogelijk is om de GLOBALG.A.P. audit uit te voeren, kan het certificaat verlengd worden voor een maximale periode van 4 maand. Indien het certificaat reeds verlengd werd voor 4 maanden, en het is omwille van officiële redenen (bv. Reisverbod opgelegd door het ministerie) niet mogelijk om de audit uit te voeren, dan kan het certificaat voor 2 maanden extra verlengd worden op voorwaarde dat een risico-analyse uitgevoerd door TÜV NORD Integra deze extra verlenging rechtvaardigt. Voor meer informatie over de voorwaarden, gelieve uw auditor te contacteren.

 

HFA

(laatste update 9/04/2020)

1. Het labo Lanupro liet weten dat we geen stalen meer kunnen opsturen omdat het labo tot nader order gesloten werd. Mocht het zijn dat er nog stalen onderweg zijn, gelieve mij dit te laten weten (ik verwittig dan de verantwoordelijke zodat ze de stalen kan recupereren en in de diepvries kan stoppen).

a. voeder/vlees: bewaar de stalen op de best mogelijke manier en stuur ze op van zodra het labo weer open gaat (wij geven nog bericht)

b. eieren: het voorstel is om deze pas aan het eind van volgend trimester (juni) te verzamelen (gezien er pas controles werden uitgevoerd)

Audits die deze maand of de volgende 2 maanden ingepland stonden kunnen met een maximum van 6 maanden uitgesteld worden. Het is wel zo dat de oorspronkelijke audittermijn van toepassing blijft (Met andere woorden: de audit volgend op de uitgestelde audit dient binnen de oorspronkelijk vastgestelde termijn te worden uitgevoerd). BVIMPT Licenties worden verlengd op basis van de recentste audit.

 

IFS

(laatste update 02/06/2020)

IFS staat niet toe om een lopend certificaat te verlengen zonder een audit ter plaatse uit te voeren. Er zijn geen sancties voor audits voorbij de vervaldatum. Het lopende certificaat vervalt, maar u krijgt bij uw volgende audit geen non-conformiteit wegens onderbreken van de cyclus. 

IFS voorziet de mogelijkheid om een notitie in te voeren in de IFS database voor audits die omwille van het coronavirus niet tijdig konden worden uitgevoerd. Als uw CB deze notitie invult, wordt een melding uitgestuurd naar alle gebruikers van de IFS database die uw bedrijf in hun favorieten hebben staan. Uw vervallen certificaat blijft ook 12 maanden zichtbaar in de IFS database. Het volstaat om hiervoor een waiver document in te vullen. Dit document houden wij bij als bewijslast voor de schema-eigenaar. Wij nemen zelf contact met u op om u het waiver document te bezorgen.

IFS voorziet de mogelijkheid om een vrijwillige controle op afstand uit te voeren voor bedrijven die al een lopend certificaat hebben, en dit niet kunnen verlengen omwille van coronamaatregelen. Een succesvolle controle leidt niet tot een certificaat, en leidt ook niet tot auditduurvermindering bij uw volgende hercertificatie-audit. Deze ‘remote surveillance check’ neemt 8 uur in beslag. Het resultaat van deze check wordt uitgedrukt als “passed” of “failed”, er wordt geen percentage toegekend. Bij de vaststelling van een Major of Knock-Out non-conformiteit worden de voorschriften gevolgd van de IFS Standaarden Deel 1 Clausule 5.8.1 en 5.8.2. Bij een succesvolle controle wordt een brief opgesteld die wordt opgeladen in de IFS database. Deze brief is 6 maanden geldig.

IFS voorziet ook de mogelijkheid voor een onaangekondigde GMP-controle op uw site na het opheffen van de coronavirus-restricties. Deze controle neemt 8 uur in beslag en is ook vrijwillig. Er wordt geen certificaat uitgeschreven na de GMP-controle. Momenteel zijn de remote surveillance check en de GMP-controle nog niet geïmplementeerd bij TÜV NORD Integra. Mocht u hier toch interesse voor hebben, gelieve dan contact op te nemen met ons en dan bekijken we de mogelijkheden.

 

   

RSPO

(laatste update 16/04/2020)

De audit kan remote gebeuren indien het bedrijf ermee instemt alle informatie aan de auditor te bezorgen. Dit houdt in dat procedures, werkinstructies, recepturen, management review, facturen...  aan de auditor moeten bezorgd worden. Alle documenten die aan de auditor verstuurd worden, worden in alle vertrouwelijkheid behandeld. De audit kan langer duren dan de vooropgestelde tijd aangezien remote auditen praktisch gezien moeilijker is. De audit kan via Microsoft Teams of via Skype gehouden worden.

Een memo van de schema-eigenaars omtrent Corona vind je hieronder bij de downloads.

 

STNO

Een memo van de schema-eigenaars omtrent Corona vind je hieronder bij de downloads.

 

UTZ

(laatste update 16/04/2020)

- De audit kan remote gebeuren indien het bedrijf ermee instemt alle informatie aan de auditor te bezorgen. Dit houdt in dat procedures, werkinstructies, recepturen, facturen, GIP transacties,… aan de auditor moeten bezorgd worden. Alle documenten die aan de auditor verstuurd worden, worden in alle vertrouwelijkheid behandeld. De audit kan langer duren dan de vooropgestelde tijd aangezien remote auditen praktisch gezien moeilijker is. De audit kan via Microsoft Teams of via Skype gehouden worden.

- In het geval van een initiële audit: de audit wordt uitgesteld, remote auditen is niet mogelijk

Een memo van de schema-eigenaars omtrent Corona vind je hieronder bij de downloads.

 

Vegaplan

(laatste versie 16/03/2020)

Het FAVV heeft beslist dat ACS audits mogen opgeschort worden tot nader order

Wanneer hierdoor ACS-certificaten zouden komen te vervallen, zal dat geen impact hebben op de berekening van bonus op de heffing van het FAVV, indien de betrokken bedrijven na de opheffing van de maatregelen terug gecertificeerd worden.

Aangezien de certificaten voor de private systemen Vegaplan en CodiplanPLUS, zich aligneren met de einddatum van het ACS certificaat, is dit voor ons nog geen oplossing. Daarom zullen wij de G033 en G040 certificaten die vervallen tussen 13/3/2020 en 30/4/2020, en waarvoor nog geen verlengingsaudit werd uitgevoerd en geregistreerd in onze databank, fictief verlengen tot 31/5/2020.

Op die manier blijven de betrokken landbouwers zichtbaar in de Vegaplan-Codiplan databank, tot deze nieuwe einddatum. Er worden hierbij geen nieuwe pdf-certificaten, noch voor de ACS, noch voor de private lastenboeken gegenereerd. Die blijft op de oorspronkelijke datum staan.

Deze maatregel is aan het FAVV gecommuniceerd, die hiermee instemmen omdat dit de facto geen impact heeft op de ACS certificaten. Indien eind april zou blijken dat er nog steeds geen audits kunnen uitgevoerd worden, kan deze technische ingreep opnieuw uitgevoerd worden, met een nieuwe fictieve einddatum tot gevolg.

 

QS

(laatste update 18/03/2020)

QS voorziet de mogelijkheid om lopende certificaten met drie maanden te verlengen in de QS-database indien de hercertificatie-audit niet tijdig kan plaatsvinden. Dit geldt zowel voor bedrijven die in een quarantainegebied liggen, als voor bedrijven die een audit weigeren omwille van het coronavirus. Als de QS-audit deel uitmaakt van een combi-audit met andere schema’s, is verlenging van het certificaat alleen mogelijk als de volledige combi-audit wordt uitgesteld. Mocht de audit na drie maanden nog altijd niet kunnen plaatsvinden, moet er contact opgenomen worden met QS om de verdere aanpak te bespreken. Wanneer u na drie maanden uitstel uw hercertificatie-audit ondergaat, zal het nieuwe certificaat aansluiten op de oorspronkelijke einddatum van het vorige certificaat, en geen rekening houden met de drie maanden verlenging.  

Downloads