MENU

CORONA update

 Beste klant,

sinds 18/03 om 12 u stelt de overheid heel duidelijk dat elk bedrijf social distancing moet kunnen garanderen en dat het contact met mensen buiten het gezin moet beperkt worden in het kader van de beheersing van de pandemie Covid-19.

Vanuit TÜV NORD Integra kunnen wij niet garanderen dat deze social distancing tijdens een audit on site zal kunnen nageleefd worden. Bovendien zijn wij bezorgd over de veiligheid van onze auditoren en van onze klanten. Wij willen vermijden dat onze auditoren zouden besmet geraken tijdens een audit en anderzijds dat onze auditoren een bron van besmetting kunnen zijn voor onze klanten.

Daarom hebben wij beslist dat vanaf 19/03 er geen fysieke audits ter plaatse bij bedrijven nog mogen uitgevoerd worden. Dit in eerste instantie tot 5 april. Afhankelijk van de evolutie kan dit nog verlengd worden.

Indien een auditor momenteel in een meerdaagse audit cyclus zou zitten die vandaag nog niet afgerond is, zal er bekeken worden of deze audit alsnog wordt afgerond of niet. Daar waar het door de schema eigenaar mogelijk wordt gemaakt om remote audits uit te voeren, willen wij daar in overleg met onze klanten, graag gebruik van maken. Zie hieromtrent de info per schema die u verder hier onder kan terugvinden.

Indien u hierover vragen heeft, neem dan best contact met uw contactpersoon bij TÜV NORD Integra, per mail of per telefoon.

Van zodra de situatie weer genormaliseerd is, staan wij graag opnieuw voor u klaar.

Wij willen al onze klanten en hun medewerkers het allerbeste toewensen in deze onzekere tijden.

   

Autocontrolegidsen

Rekening houdend met de maatregelen die de federale regering gecommuniceerd heeft op 17/03/2020 om de verdere verspreiding van het coronavirus te vermijden, geldt de volgende uitzondering voor alle audits van het autocontrolesysteem.

Audits kunnen gedurende de periode van de maatregelen van de regering uitgesteld worden zonder impact op de bonus van de onderneming. De periode start op 13 maart 2020 en de einddatum zal uiteraard afhangen van de duur van de bijzondere maatregelen, rekening houdend met een overgangsfase.

Zodra de maatregelen worden opgeheven en er weer audits mogelijk zijn, moeten de OCI en de operator binnen enkele dagen weer rechtstreeks contact opnemen om zo snel mogelijk een hernieuwingsaudit te plannen. Deze communicatie moet gedocumenteerd worden.

 

  

Biologische productie, verwerking en verkooppunten

Als gevolg van de nieuwe, strengere maatregelen worden alle fysieke controles geannuleerd tot en met 5 april 2020.

Documentaire controles kunnen uitgevoerd worden via remote-auditing.

Een latere fysieke controle blijft noodzakelijk. Hierbij zal de reeds elektronisch uitgewisselde documentatie deels geverifieerd worden.

  

BRCGS

Mogelijkheid tot uitstel van de audit en de bijhorende consequenties

Mogelijke scenario’s:

- Site operationeel maar gelegen in gebied met reisverbod van overheidswege, of bedrijfsbeleid laat geen bezoekers toe: remote audit uitgevoerd en nieuw certificaat wordt uitgeschreven indien audit geslaagd is.

- Site operationeel en gelegen in gebied met reisverbod van overheidswege, maar bedrijf weigert remote audit: lopend certificaat vervalt indien er geen geslaagde on-site audit plaatsvindt voor de ‘audit due date’ zoals vermeld op het certificaat.

- Site niet operationeel: audit kan niet plaatsvinden, moet uitgevoerd worden zodra de site weer operationeel is. Certificaat vervalt.

- Site weigert auditor zonder gerechtvaardigde reden: audit gaat niet door, non-conformiteit voor audit na de vervaldatum wordt genoteerd.

- Certification Body (CB) kan geen auditor leveren: site wordt aangeraden om een andere CB te zoeken. Er kan een concessie worden aangevraagd zodat site geen nadelige gevolgen ondervindt van een late audit.

- CB moet geplande audit verzetten wegens reisverbod voor auditoren: er kan een concessie worden aangevraagd zodat de site geen nadelige gevolgen ondervindt van een audit voorbij de vervaldatum.

- De site is nog steeds niet toegankelijk 6 maanden na de remote audit: eventueel kan een tweede remote audit plaatsvinden. Er mogen maximaal twee remote audits na elkaar worden uitgevoerd.

- De site was ingeschreven voor het onaangekondigde auditprogramma: het certificaat uitgeschreven op basis van een remote audit zal dezelfde grade en hetzelfde auditprogramma (aangekondigd/onaangekondigd) vermelden als het vorige certificaat. De extra GMP-audit zal gebeuren volgens hetzelfde programma als de vorige onaangekondigde audit.

Mogelijkheid tot "remote" uitvoeren van de audit (= audit op afstand)

Remote audits kunnen alleen worden uitgevoerd bij bedrijven die al een BRCGS certificaat hebben. Alleen de CB die het huidige certificaat heeft uitgeschreven, mag een remote audit uitvoeren bij de site. Initiële audits kunnen niet op afstand gebeuren. Uw lopend certificaat kan 12 maanden (grade A, B) of 6 maanden (grade C, D) verlengd worden als volgend proces met succes wordt doorlopen:

- TÜV NORD Integra doet een risicobepaling om in te schatten of een verlenging van uw certificaat verantwoord is. Factoren hierbij zijn o.a. uw eerdere certificatiegeschiedenis en uw mogelijkheden om deel te nemen aan een remote audit.

- TÜV NORD Integra bezorgt u tijdig een “Risk Assessment Checklist” die u in staat stelt om een interne audit uit te voeren.

- Binnen 1 maand stuurt u de “Risk Assessment Checklist” terug.

- Er wordt een afspraak gemaakt voor een audit op afstand (remote audit) waarbij de auditor uw interne audit grondig zal evalueren. Dit zal onder meer gebeuren met behulp van een live video feed die ook de productie-omgeving in beeld brengt.

 - Non-conformiteiten vastgesteld tijdens de remote audit worden opgelost volgens de normale procedure, maar hebben geen impact op de grade van uw certificaat.

- Als TÜV NORD Integra besluit dat uw bedrijf voldoet aan de eisen van de Standaard, wordt een nieuw certificaat uitgeschreven. De grade op dit nieuwe certificaat is gelijk aan de grade op uw vorige certificaat. Als uw vorige audit onaangekondigd gebeurde, zal uw nieuwe certificaat ook de vermelding “onaangekondigd” bevatten. De vervaldatum van uw nieuwe certificaat wordt berekend volgens dezelfde regels als een audit ter plaatse. Het certificaat zal vermelden dat de audit op afstand werd uitgevoerd.

- Zodra uw bedrijf weer toegankelijk is, vindt een on-site GMP-audit plaats. Dit gebeurt uiterlijk 6 maanden na de remote audit. Voor bedrijven die ingeschreven zijn voor het onaangekondigde audit programma, zal de GMP-audit onaangekondigd gebeuren.

Mogelijkheid tot verlenging van het certificaat

Verlenging van het certificaat is alleen mogelijk na een succesvolle remote audit.

Vereiste situatie en info om uitstel, of “remote” audit of verlenging certificaat aan te kunnen vragen

Deze richtlijnen zijn van toepassing op bedrijven die wel operationeel zijn, maar niet toegankelijk wegens een reisverbod door de lokale overheid omwille van het coronavirus Covid-19, of wegens een gerechtvaardigd beleid van uw bedrijf om bezoekers te weigeren.

Voor details verwijzen we naar het document BRC072 BRCGS Audits impacted by Covid-19 op de website van BRCGS. Klik hier om het document te lezen.

 

FAMI-QS

In geval van toezichtsaudits: Vanuit het gegeven dat toezichtsaudits plaatsnemen in een specifiek tijdsvenster, wil FAMI-QS een uitzondering toekennen voor het uitvoeren van de toezichtsaudit om de certificatiegeldigheid te valideren tot 31 mei 2020. In geval dat de toezichtsaudit niet kan worden uitgevoerd tegen 31 mei 2020, zal TÜV NORD INTEGRA het certificaat opschorten voor een periode van 3 maanden. Na deze periode zal het certificaat ingetrokken worden. De opgeschorte of ingetrokken certificaten zullen opgelijst worden op de FAMI-QS website.

In het geval van hercertificatie-audits: In geval het bedrijf gesitueerd is in een 'gesloten' zone en het certificaat nadert de vervaldatum, dan zal het certificaat niet verlengd worden. Echter, voor deze audits kan wel een stage 2 audit toegepast worden als de auditdatum nadert.

Certificatie: Geen verlenging zal gegeven worden voor de stage 1 audit die uitgevoerd wordt voor de implementatie van de quarantaine maatregelen. De stage 1 audit zal herhaald worden met de nadruk op de implementatie van de §7 Good Manufacturing Practices.  

 

FCA

Mits strikte naleving van de uitgevaardigde hygiënemaatregelen kunnen op dit moment audits voor FCA plaats vinden. Indien u in de huidige situatie geen audit wil op uw bedrijf, gelieve dan contact op te nemen met uw auditor of de contactpersoon op kantoor. We kunnen dan samen met u de mogelijkheden bekijken.

 

FSSC

Een toezichtsaudit (ook: surveillance audit) kan maximaal 6 maanden worden uitgesteld, dit heeft geen gevolgen voor uw certificaat.

Hercertificatie-audit: de geldigheid van uw huidig certificaat kan 6 maanden verlengd worden na een succesvolle audit op afstand (‘remote audit’). Binnen de 6 maanden moet uw normale hercertificatie-audit worden uitgevoerd. Het uitvoeren van een remote audit heeft geen impact op de auditduur van de hercertificatie-audit die daarop volgt.

U moet hiervoor een aanvraag bij ons indienen via het formulier A22F241e, te vinden onderaan deze webpagina. Wij doen vervolgens een risicobepaling om te oordelen of u in aanmerking komt voor uitstel van de audit.

 

GLOBALG.A.P.

Indien het omwille van gerechtvaardigde redenen niet mogelijk is om de GLOBALG.A.P. audit uit te voeren, kan het certificaat verlengd worden voor een maximale periode van 4 maand. Indien het certificaat reeds verlengd werd voor 4 maanden, en het is omwille van officiële redenen (bv. Reisverbod opgelegd door het ministerie) niet mogelijk om de audit uit te voeren, dan kan het certificaat voor 4 maanden extra verlengd worden op voorwaarde dat er een succesvolle audit op afstand plaatsvindt. Voor meer informatie over de voorwaarden, gelieve uw auditor te contacteren.

 

HFA

Het was te verwachten dat ook onze dagdagelijkse werking hinder zou ondervinden van de huidige omstandigheden.

1. Het labo Lanupro liet weten dat we geen stalen meer kunnen opsturen omdat het labo tot nader order gesloten werd. Mocht het zijn dat er nog stalen onderweg zijn, gelieve mij dit te laten weten (ik verwittig dan de verantwoordelijke zodat ze de stalen kan recupereren en in de diepvries kan stoppen).

a. voeder/vlees: bewaar de stalen op de best mogelijke manier en stuur ze op van zodra het labo weer open gaat (wij geven nog bericht)

b. eieren: het voorstel is om deze pas aan het eind van volgend trimester (juni) te verzamelen (gezien er pas controles werden uitgevoerd)

2. De auditoren hebben hun werk moeten opschorten.

a. audit kweker: gelieve de audits te hervatten van zodra het weer mogelijk is (a priori kan de deadline van 1 september nog gehaald worden)

b. audit leden: u kunt de audit die deze maand of de volgende 2 maanden ingepland stond met een maximum van 6 maanden uitstellen. Het is wel zo dat de oorspronkelijke audittermijn van toepassing blijft (Met andere woorden de audit volgend op de uitgestelde audit dient binnen de oorspronkelijk vastgestelde termijn te worden uitgevoerd). BVIMPT Licenties worden verlengd op basis van de recentste audit.

Tot slot bedanken we iedereen onder u die ondanks alles dagelijks blijft verder werken aan de kwaliteit van onze producten.

HFA

IFS

Mogelijkheid tot uitstel van de audit en de bijhorende consequenties

De IFS standaarden leggen geen sancties op in geval van een audit voorbij de vervaldatum. Het lopende certificaat vervalt, maar er wordt geen non-conformiteit genoteerd bij uw volgende audit. Nadat uw bedrijf een nieuwe audit met succes heeft ondergaan, krijgt u een nieuw certificaat. De vervaldatum van dit nieuwe certificaat wordt berekend op de datum van de nieuwe audit, en houdt geen rekening met de vervaldatum van uw vervallen certificaat.

Mogelijkheid tot "remote" uitvoeren van de audit (= audit op afstand)

Als een geplande audit niet tijdig kan plaatsvinden omwille van een reisverbod om de verspreiding van het Coronavirus (COVID-19) tegen te gaan, zal uw lopend certificaat vervallen. Remote audits zijn niet toegestaan door IFS. Volgens de laatste info bekijkt IFS de mogelijkheden om een controle op afstand uit te voeren, maar dit zou niet leiden tot een certificaat. Zodra IFS hierover meer informatie publiceert, vullen wij deze webpagina aan.

Mogelijkheid tot verlenging van het certificaat

Een verlenging van het certificaat zonder audit is niet mogelijk. IFS werkt aan een aanpassing van de databank waardoor certificatie-instellingen een aantekening kunnen maken over elk gecertificeerd bedrijf waar de audit omwille van het Coronavirus niet kon plaatsvinden. Zodra deze aantekening wordt toegevoegd op de database, wordt een melding uitgestuurd naar alle gebruikers van de IFS database die dit bedrijf in hun favorieten hebben staan. Deze functionaliteit zou eind maart beschikbaar zijn. Bovendien zullen vervallen certificaten twaalf maanden lang zichtbaar blijven op de IFS database.

Vereiste situatie en info om uitstel, of “remote” audit of verlenging certificaat aan te kunnen vragen

Niet van toepassing.

  

RSPO

De audit kan remote gebeuren indien het bedrijf ermee instemt alle informatie aan de auditor te bezorgen. Dit houdt in dat procedures, werkinstructies, recepturen, management review, facturen... per mail aan de auditor moeten bezorgd worden. Alle documenten die aan de auditor verstuurd worden, worden in alle vertrwouelijkheid behandeld. De audit kan langer duren dan de vooropgestelde tijd aangezien remote auditen praktische gezien moeilijker is. De audit kan telefonisch/via mail/via Skype of via een combinatie van deze gehouden worden.

Een memo van de schema-eigenaars omtrent Corona vind je hieronder bij de downloads.

 

UTZ

- De audit kan remote gebeuren indien het bedrijf ermee instemt alle informatie aan de auditor te bezorgen. Dit houdt in dat procedures, werkinstructies, recepturen, facturen, GIP transacties,… per mail aan de auditor moeten bezorgd worden. Alle documenten die aan de auditor verstuurd worden, worden in alle vertrouwelijkheid behandeld. De audit kan langer duren dan de vooropgestelde tijd aangezien remote auditen praktisch gezien moeilijker is. De audit kan telefonisch/via mail/via Skype of via een combinatie van deze gehouden worden.

- In het geval van een initiële audit: de audit wordt uitgesteld, remote auditen is niet mogelijk

Een memo van de schema-eigenaars omtrent Corona vind je hieronder bij de downloads.

 

Vegaplan

Het FAVV heeft beslist dat ACS audits mogen opgeschort worden tot nader order

Wanneer hierdoor ACS-certificaten zouden komen te vervallen, zal dat geen impact hebben op de berekening van bonus op de heffing van het FAVV, indien de betrokken bedrijven na de opheffing van de maatregelen terug gecertificeerd worden.

Aangezien de certificaten voor de private systemen Vegaplan en CodiplanPLUS, zich aligneren met de einddatum van het ACS certificaat, is dit voor ons nog geen oplossing. Daarom zullen wij de G033 en G040 certificaten die vervallen tussen 13/3/2020 en 30/4/2020, en waarvoor nog geen verlengingsaudit werd uitgevoerd en geregistreerd in onze databank, fictief verlengen tot 31/5/2020.

Op die manier blijven de betrokken landbouwers zichtbaar in de Vegaplan-Codiplan databank, tot deze nieuwe einddatum. Er worden hierbij geen nieuwe pdf-certificaten, noch voor de ACS, noch voor de private lastenboeken gegenereerd. Die blijft op de oorspronkelijke datum staan.

Deze maatregel is aan het FAVV gecommuniceerd, die hiermee instemmen omdat dit de facto geen impact heeft op de ACS certificaten. Indien eind april zou blijken dat er nog steeds geen audits kunnen uitgevoerd worden, kan deze technische ingreep opnieuw uitgevoerd worden, met een nieuwe fictieve einddatum tot gevolg.

 

QS

QS voorziet de mogelijkheid om lopende certificaten met drie maanden te verlengen in de QS-database indien de hercertificatie-audit niet tijdig kan plaatsvinden. Dit geldt zowel voor bedrijven die in een quarantainegebied liggen, als voor bedrijven die een audit weigeren omwille van het coronavirus. Als de QS-audit deel uitmaakt van een combi-audit met andere schema’s, is verlenging van het certificaat alleen mogelijk als de volledige combi-audit wordt uitgesteld. Mocht de audit na drie maanden nog altijd niet kunnen plaatsvinden, moet er contact opgenomen worden met QS om de verdere aanpak te bespreken. Wanneer u na drie maanden uitstel uw hercertificatie-audit ondergaat, zal het nieuwe certificaat aansluiten op de oorspronkelijke einddatum van het vorige certificaat, en geen rekening houden met de drie maanden verlenging.  

Downloads

Cookie Settings
We would like to adapt the information on this website and our available services to your needs. For this purpose we use so-called cookies. Please decide which types of cookies you accept when using our website. The types of cookies that we use are described under "Details". Further information can be found in our privacy policy declaration.
Show details