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CORONA update

Cher client,

Depuis le 18/03 à midi, le gouvernement a indiqué très clairement que chaque entreprise doit pouvoir garantir la distanciation sociale et que les contacts avec les personnes extérieures à la famille doivent être limités dans le cadre du contrôle de la pandémie de Covid-19.

De la part du TÜV NORD Integra, nous ne pouvons garantir que cette distanciation sociale puisse être observée lors d'un audit sur site. De plus, nous nous soucions de la sécurité de nos auditeurs et de nos clients. Nous voulons éviter que nos auditeurs soient infectés lors d'un audit et, d'autre part, que nos auditeurs deviennent une source de contamination pour nos clients.

C'est pourquoi nous avons décidé qu'à partir du 19/03, aucun audit physique sur site ne pourra être effectué dans les entreprises. Initialement jusqu'au 5 avril. Selon l'évolution, cela peut être étendu. Si un auditeur est actuellement dans un cycle d'audit de plusieurs jours qui n'a pas encore été achevé à ce jour, nous allons examiner si cet audit sera achevé ou non.

Certains propriétaires de cahiers de charges autorisent les audits à distance et nous souhaitons nous servir de cette opportunité, en accord avec nos clients pour réaliser de tels audits. Voir ci-dessous les informations par standard Si vous avez des questions à ce sujet, veuillez contacter votre personne de contact chez TÜV NORD Integra, par courrier ou par téléphone.

Dès que la situation sera de retour à la normale, nous serons heureux d'être à nouveau à votre service.

Nous souhaitons à tous nos clients et à leurs employés le meilleur dans ces temps incertains.

 

 

Guide d'autocontrôle

 

En conséquences aux nouvelles mesures plus strictes, tous les contrôles physiques seront annulés jusqu'au 5 avril 2020.

Des vérifications documentaires peuvent être effectuées via un audit à distance.

Un contrôle physique ultérieur reste nécessaire. La documentation déjà échangée électroniquement sera vérifiée partiellement.  

  

 

BRCGS

Possibilité de reporter l'audit et les conséquences associées Scénarios possibles:

- Site opérationnel mais situé dans une zone avec interdiction de voyager du gouvernement, ou la politique de l'entreprise ne permet pas les visiteurs: audit à distance effectué et nouveau certificat délivré si l'audit est réussi.

- Site opérationnel et situé dans une zone interdite par le gouvernement, mais l'entreprise refuse l'audit à distance: le certificat actuel expire si aucun audit sur site réussi n'a lieu avant la `` date d'échéance de l'audit '', comme indiqué sur le certificat.

- Site non opérationnel: l'audit ne peut pas avoir lieu, doit être réalisé dès que le site est à nouveau opérationnel. Le certificat expire.

- Le site refuse l'audit sans motif justifié: l'audit est annulé, la non-conformité de l'audit après la date d'expiration est constatée.

- L'organisme de certification (OC) ne peut pas fournir d'auditeur: il est conseillé au site de rechercher un autre OC. Une concession peut être demandée afin que le site ne soit pas affecté par un audit tardif.

- L’oc doit reprogrammer l'audit prévu en raison de l'interdiction de voyager pour les auditeurs: une concession peut être demandée afin que le site ne soit pas affecté par un audit au-delà de la date d'expiration.

- Le site n'est toujours pas accessible 6 mois après l'audit à distance: un deuxième audit à distance peut avoir lieu. Un maximum de deux audits à distance peuvent être effectués successivement.

- Le site a été inscrit au programme d'audit inopiné: le certificat délivré sur la base d'un audit à distance listera le même grade et programme d'audit (annoncé / inopiné) que le certificat précédent. L'audit GMP supplémentaire sera effectué selon le même programme que l'audit inopiné précédent.

Possibilité d'effectuer l'audit à distance Les audits à distance ne peuvent être effectués que dans les entreprises disposant déjà d'un certificat BRCGS. Seule l'OC ayant délivré le certificat actuel peut effectuer un audit à distance du site. Les audits initiaux ne peuvent pas être effectués à distance. Votre certificat actuel peut être prolongé de 12 mois (grade A, B) ou 6 mois (grade C, D) si le processus suivant est terminé avec succès:

- TÜV NORD Integra procède à une évaluation des risques pour estimer si une prolongation de votre certificat est justifiée. Les facteurs ici incluent votre historique de certification précédent et votre capacité à participer à un audit à distance.

- TÜV NORD Integra vous fournit à temps une «liste de contrôle d'évaluation des risques» pour vous permettre de réaliser un audit interne.

- Vous retournez la «Liste de contrôle de l'évaluation des risques» dans un délai d'un mois.

- Un rendez-vous est pris pour un audit à distance au cours duquel l'auditeur évaluera en profondeur votre audit interne. Cela se fera à l'aide d'un flux vidéo en direct qui montre également l'environnement de production.

 - Les non-conformités détectées lors de l'audit à distance sont résolues selon la procédure normale, mais n'ont aucun impact sur la qualité de votre certificat.

- Si TÜV NORD Integra décide que votre entreprise satisfait aux exigences de la norme, un nouveau certificat sera délivré. La note de ce nouveau certificat est égale à la note de votre précédent certificat. Si votre audit précédent n'a pas été annoncé, votre nouveau certificat inclura également «inopiné». La date d'expiration de votre nouveau certificat est calculée selon les mêmes règles qu'un audit sur site. Le certificat indiquera que l'audit à distance a été effectué.

- Dès que votre entreprise est à nouveau accessible, un audit GMP sur site a lieu. Cela se fait au plus tard 6 mois après l'audit à distance. Pour les entreprises inscrites au programme d'audit inopiné, l'audit GMP sera inopiné. Possibilité de renouveler le certificat Le renouvellement du certificat n'est possible qu'après un audit à distance réussi. Situation et informations requises pour demander un report, ou un certificat d'audit ou de renouvellement "à distance" Ces lignes directrices s'appliquent aux entreprises qui sont opérationnelles mais non accessibles en raison d'une interdiction de voyager par le gouvernement local en raison du virus corona Covid-19, ou en raison d'une politique légitime de l'entreprise de refuser les visiteurs. Pour plus de détails, nous nous référons au document BRC072 BRCGS Audits impacted by Covid-19 on the BRCGS website. Cliquez ici pour lire le document.

 

FAMI-QS

En cas d'audits de suivi: Étant donné que les audits de suivi ont lieu dans une fenêtre de temps spécifique, FAMI-QS souhaite accorder une exception pour la réalisation de l'audit de suivi afin de valider la validité de la certification jusqu'au 31 mai 2020. Dans le cas où l'audit de surveillance ne peut pas être effectué avant le 31 Mai 2020, TÜV NORD Integra suspendra le certificat pour une période de 3 mois. Passé ce délai, le certificat sera retiré. Les certificats suspendus ou révoqués seront répertoriés sur le site Web de FAMI-QS.

 En cas d'audits de re-certification: Dans le cas où l'entreprise est située dans une zone «fermée» et que le certificat approche de la date d'expiration, le certificat ne sera pas renouvelé. Cependant, un audit de stade 2 peut être appliqué pour ces audits à l'approche de la date d'audit. Certification: Aucune prolongation ne sera accordée pour l'audit de phase 1 effectué pour la mise en œuvre des mesures de quarantaine. L'audit de l'étape 1 sera répété en mettant l'accent sur la mise en œuvre du §7 Bonnes pratiques de fabrication.

 

FCA

Sous réserve du respect stricte des mesures d'hygiène émises, des audits FCA peuvent actuellement avoir lieu. Si vous ne souhaitez pas l’audit de votre entreprise dans la situation actuelle, veuillez contacter votre auditeur ou la personne de contact au bureau. Nous pouvons ensuite examiner les options avec vous.

 

FSSC

Un audit de surveillance peut être reporté de 6 mois maximum, cela n'a aucune conséquence pour votre certificat.

Audit de re-certification: la validité de votre certificat actuel peut être prolongée de 6 mois après un audit à distance réussi. Votre audit de re-certification normal doit être effectué dans les 6 mois. La réalisation d'un audit à distance n'a aucun impact sur la durée de l'audit de re-certification qui suit. Vous devez nous soumettre une demande en utilisant le formulaire A22F241e, situé au bas de cette page Web. Nous procéderons ensuite à une évaluation des risques pour déterminer si vous êtes éligible au report de l'audit.

GLOBALG.A.P.

Si, pour des raisons légitimes, il n'est pas possible de réaliser l’audit GLOBALG.A.P., le certificat peut être prolongé pour une période maximale de 4 mois. Si le certificat a déjà été prolongé de 4 mois, et pour des raisons officielles (par exemple interdiction de voyager imposée par le ministère), il n'est pas possible d'effectuer l'audit, le certificat peut être prolongé de 4 mois supplémentaires, à condition qu'un audit à distance réussi a eu lieu. Pour plus d'informations sur les conditions, veuillez contacter votre auditeur.

 

HFA / Mieux pour tous

Les conditions exceptionnelles dans lesquelles nous nous retrouvons aujourd’hui, nous obligent à adapter notre organisation opérationnelle sur le plan:

1. des analyses: le labo Lanupro est désormais fermé. Nous vous prions de bien vouloir sauvegarder vos échantillons de la manière la plus adéquate jusqu’ à la réouverture du labo. Si jamais, vous voulez récupérer des échantillons qui seraient "en route" au labo, je vous prie de me contacter (car j’ai les coordonnées du responsable au labo, Mme Vossen).

2. des contrôles externes: les auditeurs ont dû suspendre leurs contrôles.

a. Producteurs: audits devraient se reprendre dès que possible (a priori, la date limite du 1ier septembre n’est pas remise en cause).

b. Membres BVI-MPT: vous pouvez reporter votre audit prévu ce mois-ci ou les deux mois prochains pour un maximum de six mois. Attention, ce report-ci ne repousse pas la date de l’audit prochain (en 2021). Les licences MPT seront renouvelées à base des données les plus actuelles.

Merci pour tous vos efforts pour continuer à assurer la qualité de nos produits ‘Mieux Pour Tous’.

IFS

Possibilité de reporter l'audit et les conséquences associées Les normes IFS n'imposent pas de sanctions en cas d'audit passé la date d'expiration. Le certificat actuel expirera, mais aucune non-conformité ne sera notée lors de votre prochain audit. Une fois que votre entreprise a réussi un nouvel audit, vous recevrez un nouveau certificat. La date d'expiration de ce nouveau certificat sera calculée à la date du nouvel audit et ne prend pas en compte la date d'expiration de votre certificat expiré. Possibilité d'effectuer l'audit à distance Si un audit prévu ne peut pas avoir lieu à temps en raison d'une interdiction de voyager pour empêcher la propagation du coronavirus (COVID-19), votre certificat actuel expirera. Les audits à distance ne sont pas autorisés par IFS. Selon les dernières informations, IFS étudie les possibilités d'effectuer un audit à distance, mais cela ne déboucherait pas sur un certificat. Dès que IFS publiera plus d'informations à ce sujet, nous terminerons cette page Web. Possibilité d’extension du certificat Une extension du certificat sans audit n'est pas possible.

IFS travaille à la mise à jour de la base de données afin que les organismes de certification puissent prendre note de chaque entreprise certifiée où l'audit n'a pas pu avoir lieu en raison du virus Corona. Dès que cette note est ajoutée à la base de données, une notification sera envoyée à tous les utilisateurs de la base de données IFS qui ont cette entreprise dans leurs favoris. Cette fonctionnalité devrait être disponible fin mars. De plus, les certificats expirés resteront visibles sur la base de données IFS pendant douze mois. Situation et informations requises pour demander un report, ou un certificat d'audit ou de renouvellement "à distance" Non-applicable

RSPO

L'audit peut être effectué à distance si l'entreprise accepte de fournir toutes les informations à l'auditeur. Cela signifie que les procédures, les instructions de travail, les recettes, la revue de direction, les factures, etc. doivent être envoyées à l'auditeur par email. Tous les documents envoyés à l'auditeur sont traités de manière confidentielle. L'audit peut prendre plus de temps que prévu car l'audit à distance est plus difficile en pratique. L'audit peut être effectué par téléphone / courrier / Skype ou une combinaison de ces derniers. Une note des propriétaires de planning à propos du Corona peut être trouvée ci-dessous dans les téléchargements.

UTZ

- L'audit peut être réalisé à distance si l'entreprise accepte de fournir toutes les informations à l'auditeur. Cela signifie que les procédures, instructions de travail, recettes, factures, transactions GIP,… doivent être envoyées à l'auditeur par e-mail. Tous les documents envoyés à l'auditeur sont traités de manière confidentielle. L'audit peut prendre plus de temps que prévu car l'audit à distance est plus difficile en pratique. L'audit peut être effectué par téléphone / courrier / Skype ou une combinaison de ces derniers.

- Dans le cas d'un audit initial: l'audit est reporté, l'audit à distance n'est pas possible Une note des propriétaires de programme sur Corona peut être trouvée ci-dessous dans les téléchargements.

Vegaplan

L'AFSCA a décidé que les audits pour le SAC peuvent être suspendus jusqu'à nouvel ordre. Si, de ce fait, les certificats SAC venaient à expiration, cela n'aurait aucune incidence sur le calcul du bonus sur la contribution à l'AFSCA, à condition que que les exploitations concernées soit à nouveau certifiées après la levée des mesures.

Comme les certificats des systèmes privés Vegaplan et CodiplanPLUS s'alignent sur la date de fin du certificat SAC, cette mesure ne constitue pas encore une solution pour nous. Par conséquent, nous allons prolonger fictivement au 31/5/2020 les certificats G033 et G040 qui expirent entre le 13/3/2020 et le 30/4/2020, pour lesquels aucun audit de prolongation n'a encore été effectué et enregistré dans notre base de données. Ainsi, les agriculteurs concernés resteront visibles dans la base de données Vegaplan-Codiplan jusqu'à cette nouvelle date d'expiration.

Aucun nouveau certificat PDF ne sera généré, que ce soit pour les SAC ou pour les cahiers des charges privés. Les PDF des certificats resteront à la date originale. Cette mesure a été communiquée à l'AFSCA, qui l'approuve car elle n'a pas d'impact de facto sur les certificats SAC.

S'il s'avère à la fin du mois d'avril que les audits ne peuvent toujours pas être effectués, cette intervention technique pourra être effectuée à nouveau, ce qui entraînera une nouvelle date de fin fictive.

Nous pensons que cela nous permettra de maintenir l'accès au marché et la continuité des livraisons de produits primaires aux clients, sans trop de formalités administratives pour les agriculteurs et les OCI concernés.

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