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CORONA update

Cher client,

Depuis le 18/03 à midi, le gouvernement a indiqué très clairement que chaque entreprise doit pouvoir garantir la distanciation sociale et que les contacts avec les personnes extérieures à la famille doivent être limités dans le cadre du contrôle de la pandémie de Covid-19.

De la part du TÜV NORD Integra, nous ne pouvons garantir que cette distanciation sociale puisse être observée lors d'un audit sur site. De plus, nous nous soucions de la sécurité de nos auditeurs et de nos clients. Nous voulons éviter que nos auditeurs soient infectés lors d'un audit et, d'autre part, que nos auditeurs deviennent une source de contamination pour nos clients.

C'est pourquoi nous avons décidé qu'à partir du 19/03, aucun audit physique sur site ne pourra être effectué dans les entreprises. Dépendant de l'évolution des mesures imposées par le gouvernement, on évaluera quand nous recommencons avec des audits physique.

Certains propriétaires de cahiers de charges autorisent les audits à distance et nous souhaitons nous servir de cette opportunité, en accord avec nos clients pour réaliser de tels audits. Voir ci-dessous les informations par standard Si vous avez des questions à ce sujet, veuillez contacter votre personne de contact chez TÜV NORD Integra, par courrier ou par téléphone.  

Dès que la situation sera de retour à la normale, nous serons heureux d'être à nouveau à votre service.

Nous souhaitons à tous nos clients et à leurs employés le meilleur dans ces temps incertains.

  

Guide d'autocontrôle 

(dernière version 02/06/2020)

En tenant compte des mesures communiquées par le gouvernement fédéral le 17/03/2020 pour éviter une nouvelle propagation du coronavirus, l'exception ci-dessous s'applique à tous les audits du système d'autocontrôle.

Les audits peuvent être retardés pendant la période de mise en œuvre des mesures imposées par le gouvernement sans impact sur le bonus de l'entreprise. Cette période commence le 13 mars 2020 et se terminera à une date qui dépendra bien entendu de la durée des mesures spéciales mises en place et prendre en compte une phase de transition. Vous pouvez demander le report de votre audit en remplissant un document de renonciation. Nous enregistrons ce document comme charge de preuve pour l’AFSCA. Nous vous contacterons nous-mêmes pour vous fournir le document de renonciation.

Dès que les mesures seront levées et que les audits seront à nouveau possibles, TÜV NORD Integra vous contactera pour planifier l’audit de renouvellement dans les plus brefs délais.

  

Production et transformation biologique

(dernière version 30/04/2020)

Nous espérons que vous et vos proches sont tous en bonne santé. La situation actuelle est très exceptionnelle pour tout le monde - espérons que l'organisation de votre travail ne souffre pas trop.

Certains contrôles our des parties des controles peuvent être effectuées via un audit à distance. Un contrôle physique ultérieur reste nécessaire. La documentation déjà échangée électroniquement sera vérifiée partiellement.

En ce qui concerne l'agriculture biologique:

- nous essayons d'assurer un traitement administratif maximal pour le renouvellement de l'agrément 2020 afin que la délivrance de votre biocertificat ne soit pas retardée.

- nous tenons à vous informer que les contrôles des parcelles et les contrôles inopinés qui ne nécessitent pas de contact physique continueront à être effectués. Si l'inspecteur a besoin d'informations de votre part, il vous contactera.  

En ce qui concerne le contrôle des importations de produits bio, certains opérateurs font remonter leur crainte qu'en raison de la situation actuelle de crise liée au COVID 19, il y ait de moins en moins de COI reçus en version papier en raison de l'arrêt temporaire des activités de messagerie. Il convient dorénavant de considérer la version électronique du COI (TRACES) comme prioritaire. Les certificats électroniques doivent impérativement être signés (case 20) avant la mise en libre pratique des marchandises. Comme il convient en outre de limiter les déplacements et les contacts interpersonnels, nous invitons dès à présent les importateurs et premiers destinataires à attendre que les originaux arrivent des pays tiers et d’ensuite seulement, après la fin de la période de confinement, présenter l’ensemble des papiers aux agents des Douanes.   

 

 

BRCGS

(dernière version 02/06/2020)

Les audits à distance (‘remote audits’) ne sont pas autorisés.

Les certificats actuels de grade A ou B peuvent être prolongés de 6 mois si un audit ne peut pas avoir lieu à temps en raison du virus corona. Cette extension ne peut être effectuée qu’après une évaluation des risques réussie, faite par l’organisme de certification qui a émis le certificat actuel. Cette évaluation des risques peut être réalisée par un entretien à distance.

Si votre audit ne peut pas avoir lieu à temps et que vous ne souhaitez pas avoir une évaluation des risques pour prolonger le certificat, votre certificat expirera à la date de fin. On peut ajouter une note au portail BRCGS que l'audit n'a pas pu avoir lieu en raison de Covid-19. Si votre prochain audit est réalisé dès la levée des mesures corona, vous ne recevrez pas de non-conformité majeure en raison d'un audit tardif sur votre rapport d'audit.

Vous pouvez demander une prolongation de votre certificat ou un report de l’audit en remplissant un document de renonciation. Nous enregistrons ce document comme charge de preuve pour BRCGS. Nous vous contacterons nous-mêmes pour vous fournir le document de renonciation. Si vous optez pour une évaluation des risques, nous vous fournirons un devis.

Pour plus d’informations, veuillez consulter le site web de BRCGS: www.brcgs.com    

 

FAMI-QS

(dernière version 17/03/2020)

Une note des propriétaires de planning à propos du Corona peut être trouvée ci-dessous dans les téléchargements

  

FCA

(dernière version 27/05/2020)

A partir du premier juin, les audits FCA doivent se dérouler normalement comme prévu.

 

 

FSSC

 (dernière version 9/04/2020)

Un audit de surveillance peut être reporté d'un maximum de 6 mois après une évaluation des risques réussie.

Audit de recertification: la validité de votre certificat actuel sous la version 4.1 peut être prolongée de 6 mois après une évaluation des risques réussie. Votre audit de recertification normal doit être effectué dans les 6 mois. Après un audit de recertification réussi, vous recevrez un nouveau certificat sous la version 5.

Cette évaluation des risques est réalisée par un entretien à distance.

Vous pouvez également choisir de ne pas procéder à une évaluation des risques et de suspendre temporairement votre certificat.

Dans tous les cas, vous devez remplir un document de renonciation. Cette méthode s'applique actuellement aux audits prévus jusqu'au 19 avril. Nous vous contacterons nous-mêmes pour vous fournir le document de renonciation. Si vous optez pour une évaluation des risques, nous vous fournirons un devis.

  

GLOBALG.A.P.

(dernière version 3/04/2020)

Si, pour des raisons légitimes, il n'est pas possible de réaliser l’audit GLOBALG.A.P., le certificat peut être prolongé pour une période maximale de 4 mois. Si le certificat a déjà été prolongé de 4 mois, et pour des raisons officielles (par exemple interdiction de voyager imposée par le ministère), il n'est pas possible d'effectuer l'audit, le certificat peut alors être prolongé de 2 mois supplémentaires à condition qu'une analyse de risque effectuée par TÜV NORD Integra justifie cette prolongation supplémentaire. Pour plus d'informations sur les conditions, veuillez contacter votre auditeur.

 

HFA / Mieux pour tous

(dernière version 9/04/2020)

Les conditions exceptionnelles dans lesquelles nous nous retrouvons aujourd’hui, nous obligent à adapter notre organisation opérationnelle sur le plan:

1. des analyses: le labo Lanupro est désormais fermé. Nous vous prions de bien vouloir sauvegarder vos échantillons de la manière la plus adéquate jusqu’ à la réouverture du labo. Si jamais, vous voulez récupérer des échantillons qui seraient "en route" au labo, je vous prie de me contacter (car j’ai les coordonnées du responsable au labo, Mme Vossen).

2. des contrôles externes: les auditeurs ont dû suspendre leurs contrôles.

a. Producteurs: audits devraient se reprendre dès que possible (a priori, la date limite du 1ier septembre n’est pas remise en cause).

b. Membres BVI-MPT: vous pouvez reporter votre audit prévu ce mois-ci ou les deux mois prochains pour un maximum de six mois. Attention, ce report-ci ne repousse pas la date de l’audit prochain (en 2021). Les licences MPT seront renouvelées à base des données les plus actuelles.

Merci pour tous vos efforts pour continuer à assurer la qualité de nos produits ‘Mieux Pour Tous’.

 

IFS

(dernière version 02/06/2020)

IFS ne permet pas de renouveler un certificat en cours sans effectuer un audit sur site. Il n'y a pas de pénalité pour les audits après la date d'échéance. Le certificat actuel expire, mais vous n'obtiendrez pas de non-conformité en raison de l'interruption du cycle lors de votre prochain audit.

IFS offre la possibilité d'entrer une note dans la base de données IFS pour les audits qui n'ont pas pu être effectués à temps en raison du coronavirus. Si votre CB remplit cette note, une notification sera envoyée à tous les utilisateurs de la base de données IFS qui ont votre entreprise dans leurs favoris. Votre certificat expiré restera visible dans la base de données IFS pendant 12 mois. Pour cela, il suffit de remplir un document de renonciation. Nous enregistrons ce document comme une charge de preuve pour IFS. Nous vous contacterons nous-mêmes pour vous fournir le document de renonciation.

IFS offre la possibilité d'effectuer une surveillance à distance volontaire pour les entreprises qui ont déjà un certificat en cours et ne peuvent pas le renouveler en raison de mesures corona. Un contrôle réussi ne mène pas à un certificat et ne réduit pas la durée de l'audit lors de votre prochain audit de recertification. Ce "contrôle de surveillance à distance" dure 8 heures. Le résultat de cette vérification est exprimé comme «réussi» ou «échoué», aucun pourcentage n'est attribué. Lors de l'établissement d'une non-conformité majeure ou Knock-Out, les exigences des Normes IFS Partie 1, Clauses 5.8.1 et 5.8.2 sont suivies. En cas de réussite du contrôle, une lettre est rédigée et téléchargée dans la base de données IFS. Cette lettre est valable pendant 6 mois.

IFS offre également la possibilité d'une vérification GMP inopinée sur votre site après la suppression des restrictions de coronavirus. Ce contrôle dure 8 heures et est également volontaire. Aucun certificat ne sera émis après la vérification GMP. Actuellement, le contrôle de surveillance à distance et la vérification GMP inopinée n'ont pas encore étés mis en œuvre au TÜV NORD Integra. Si cela vous intéresse, contactez-nous et nous regarderons les possibilités.

 

RSPO

(dernière version 16/04/2020)

L'audit peut être effectué à distance si l'entreprise accepte de fournir toutes les informations à l'auditeur. Cela signifie que les procédures, les instructions de travail, les recettes, la revue de direction, les factures, etc. doivent être envoyées à l'auditeur. Tous les documents envoyés à l'auditeur sont traités de manière confidentielle. L'audit peut prendre plus de temps que prévu car l'audit à distance est plus difficile en pratique. L'audit peut être effectué par Microsoft Teams ou par Skype.

Une note des propriétaires de planning à propos du Corona peut être trouvée ci-dessous dans les téléchargements.

 

STNO

Une note des propriétaires de planning à propos du Corona peut être trouvée ci-dessous dans les téléchargements.

 

UTZ

(dernière version 16/04/2020)

- L'audit peut être réalisé à distance si l'entreprise accepte de fournir toutes les informations à l'auditeur. Cela signifie que les procédures, instructions de travail, recettes, factures, transactions GIP,… doivent être envoyées à l'auditeur. Tous les documents envoyés à l'auditeur sont traités de manière confidentielle. L'audit peut prendre plus de temps que prévu car l'audit à distance est plus difficile en pratique. L'audit peut être effectué par Microsoft Teams ou par Skype.

- Dans le cas d'un audit initial: l'audit est reporté, l'audit à distance n'est pas possible Une note des propriétaires de programme sur Corona peut être trouvée ci-dessous dans les téléchargements.

 

Vegaplan

(dernière version 16/03/2020)

L'AFSCA a décidé que les audits pour le SAC peuvent être suspendus jusqu'à nouvel ordre. Si, de ce fait, les certificats SAC venaient à expiration, cela n'aurait aucune incidence sur le calcul du bonus sur la contribution à l'AFSCA, à condition que que les exploitations concernées soit à nouveau certifiées après la levée des mesures.

Comme les certificats des systèmes privés Vegaplan et CodiplanPLUS s'alignent sur la date de fin du certificat SAC, cette mesure ne constitue pas encore une solution pour nous. Par conséquent, nous allons prolonger fictivement au 31/5/2020 les certificats G033 et G040 qui expirent entre le 13/3/2020 et le 30/4/2020, pour lesquels aucun audit de prolongation n'a encore été effectué et enregistré dans notre base de données. Ainsi, les agriculteurs concernés resteront visibles dans la base de données Vegaplan-Codiplan jusqu'à cette nouvelle date d'expiration.

Aucun nouveau certificat PDF ne sera généré, que ce soit pour les SAC ou pour les cahiers des charges privés. Les PDF des certificats resteront à la date originale. Cette mesure a été communiquée à l'AFSCA, qui l'approuve car elle n'a pas d'impact de facto sur les certificats SAC.

S'il s'avère à la fin du mois d'avril que les audits ne peuvent toujours pas être effectués, cette intervention technique pourra être effectuée à nouveau, ce qui entraînera une nouvelle date de fin fictive.

Nous pensons que cela nous permettra de maintenir l'accès au marché et la continuité des livraisons de produits primaires aux clients, sans trop de formalités administratives pour les agriculteurs et les OCI concernés.

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